Öğrenme Yönetim Sistemi Seçerken Hangi Kriterlere Dikkat Etmelisiniz?

Büyük/büyüyen kurumlarda, çalışanların eğitim ihtiyaçlarına ve pazardaki değişime uyum sağlamak oldukça güç. Her geçen gün büyüyen organizasyonunuzda ve değişen pazarda;

  • Pazarı analiz ederek değişen ve ihtiyaç duyulan yeni yetkinlikleri belirliyor,
  • Eğitim ihtiyaçlarını anlayabilmek için çalışanlar ve yöneticileri ile teker teker görüşmeler yapıyor ve ihtiyaçlarını analiz ediyor,
  • Belirlediğiniz ihtiyaçlara yönelik eğitim firmaları ile çalışarak alternatif eğitim programları oluşturuyor,
  • Oluşturduğunuz eğitim programlarını destekleyecek hazır dijital içerikler arayıp buluyor,
  • Gerektiğinde size özel videolar, dijital içerikler oluşturuyor,
  • Çalışanların takvimlerine göre eğitimler planlıyor,
  • Sınavlar ve farklı ölçme değerlendirme araçları ile eğitim ve uyumluluk analizi gerçekleştiriyor,
  • Bir yandan da çalışanların bu eğitimlerdeki durumlarını yakından takip etmeye çalışıyorsunuz.

Bu iş yükü içerisinde eğitim süreçlerini yönetmek çok da kolay değil.

Yönetirken sık sık farklı dokümanlarda verileri kaydediyor, veri girişi için çok zaman harcıyor ve sürekli olarak bir dizi operasyonel ve iletişim süreci yönetiyorsunuz. Bu noktada neyse ki hayatınıza bu tip sorunları ortadan kaldıran ve sizin eğitim stratejisi tarafında daha çok zaman ayırabilmenizi sağlayan öğrenme yönetim sistemleri devreye giriyor.

Öğrenme Yönetim Sistemi (ÖYS) nedir?

Kısaca Öğrenme Yönetim Sistemi (Eğitim Yönetim Sistemi (EYS) veya Learning Management System (LMS)), kurumların çalışan eğitim süreç ve operasyonlarını organize ettikleri, takip ettikleri ve yönettikleri sistemlerdir. Öğrenme yönetim sistemleri, genellikle çalışanların ekibe dahil olurken geçtikleri oryantasyon süreçleri, mesleki gelişimleri, kişisel ve yönetsel gelişimleri ve değişikliklere uyum amaçlı kullanılır.

Bugün, büyük bir ekibe sahip kurumlar için, öğrenme yönetim sistemi bir olmazsa olmazdır. Kurumların eğitim süreçlerini yönetirken zorlanmasından dolayı ortaya çıkan bu sistemler sayesinde, tüm eğitim süreçleri tek bir noktada kolayca yönetilebilmektedir. Öğrenme yönetim sistemleri, eğitim operasyonlarında verimlilik ve tasarruf yaratırken, diğer yandan da eğitim birimlerini işlerini kolaylaştırmakta, otomasyon ve dijitalleşmeyi sağlamaktadırlar. Detaylı öğrenme analitiği ve raporlarla eğitim faaliyetlerini daha etkin yönetme imkanları da sunmaktadır.

Öğrenme yönetim sistemleri çalışanlar için de büyük bir kolaylık ve avantaj sağlamaktadır. Çalışanlar, öğrenme yönetim sistemleri ile kurulan dijital kurumsal akademilerde, bireysel ihtiyaçlarına, kişisel tercihlerine ve yaptıkları işin gereklerine uygun kişiselleşmiş bir öğrenme deneyimi imkanına sahip olmaktadırlar. Sınıf eğitimi, online eğitim, sanal sınıf, görevler, ödevler vb tüm eğitim aktivitelerini bütünlük ve görsel bir akış içinde izlemekte ve faydalanmaktadırlar. Her an, her yerden, her konuda bilgiye ve dijital içeriğe erişmektedirler. Çalışanlar aynı zamanda, ödevler, anketler, sınavlar ve yorumlar ile hem gelişim durumlarını görmekte, hem de öğrenme sürecine aktif olarak katılmaktadırlar. Üstelik öğrenmeyi daha fazla motive eden oyunlaştırma araçları ile daha zengin bir öğrenme deneyimi yaşamaktadırlar.

Günümüzde öğrenme yönetim sistemleri, sadece eğitim birimlerinin çalışanlarına eğitim sundukları bir platform değildir. Aynı zamanda çalışanların da bilgi birikimlerini paylaştıkları, kollektif aklın ve bilginin, kurumsal hafızanın oluştuğu platformlardır. Bu nedenle giderek daha fazla öğrenme deneyim platformları olarak anılmakta ve bu özellikleri gelişmektedir.

Peki, kurumlar öğrenme yönetim sistemi seçerken nelere dikkat etmeliler, kendilerine en uygun sistemi nasıl seçebilirler?

Öğrenme Yönetim Sistemi Seçim Kriterleri

Geniş bir perspektiften baktığımızda, öğrenme yönetim sistemi seçimini etkileyen faktörler şirketin büyüklüğü, şirketin teknoloji altyapısı, insan kaynakları ve eğitim ekibinin yapısı ve ihtiyaç duyulan eğitim tipleridir. Bu faktörler, genel olarak seçilecek olan sistemin özelliklerini belirler.

1. Bulut ya da On-premise

Şirketinizin uyum sağlaması gereken yasal mevzuatlara ve IT tercihlerinize göre, bulut ya da on-premise ÖYS’leri tercih edebilirsiniz. Bu noktada bulut sistemler fiyat açısından daha dost canlısı olsa da, on-premise bir sisteme ihtiyaç duyuyor olabilirsiniz. Bu şekilde şirketiniz için fiyat ve performans düzleminde en iyi tercihi yapabilirsiniz. Günümüzde bulut tabanlı sistemlerin esneklik, ölçek, hız ve maliyet tasarrufu nedeniyle %95’ler oranında tercih edildiğini söyleyebiliriz. (Bulut tabanlı ÖYS’lerin faydalarına göz atın.)

2. Entegrasyon Desteği

Öğrenme yönetim sistemlerinin amacının sizin işinizi kolaylaştırmak olduğundan bahsetmiştik. Bu noktada kullanacağınız öğrenme yönetim sisteminin, kullandığınız diğer yazılımlara kolaylıkla entegre olmasına dikkat etmelisiniz. Entegrasyon sayesinde tüm çalışanlarınızın ÖYS’lere otomatik kaydedilmesini sağlayabilir, var olan sistemlerinizden çalışan eğitim performans metriklerini görebilir, raporlama süreçlerinizi alışık olduğunuz şekilde yönetebilirsiniz.

3. Süreç ve Hizmet Desteği

Büyük organizasyonlarda yeni servisleri şirket içinde kullandırtmak kolay olmayabiliyor. Bu noktada tercih ettiğiniz öğrenme yönetim sistemini sunan ekibin, kurulum ve oryantasyon süresince destek olması ve ekibinize kullanım desteği sağlaması, sizin için kritik bir ihtiyaç olabilir. Unutmayın, satış sonrası ihtiyaçlarınızı dinleyen, ihtiyaçlarınıza göre öğrenme yönetim sistemini yapılandıran, değişen ihtiyaçlarınıza uyum sağlayan ve sizlerle birlikte kullanım ile ilgili performans kriterlerinizi takip eden bir hizmet ve destek ekibi, başarınız için şart.

4. Yönetim Kolaylığı

Bazı öğrenme yönetim sistemlerini yönetmek zor olabiliyor. Dolayısıyla geçmeyi planladığınız öğrenme yönetim sistemini önceden denemeniz, ihtiyacınız olan ayarlamaların sistemde sizin kontrolünüzde olduğunu onaylamanız önemli.

5. Platform Ölçeklenebilirliği

Zaman içerisinde ekibinizin büyüyeceğini ve organizasyonunuzun ihtiyaçlarının değişeceğini düşünerek, tercih edeceğiniz öğrenme yönetim sisteminde kullanabileceğiniz gelecek özellikleri ve yol haritasını görmeniz, sizin kararınızda geleceğe uygun bir ürün seçmenize yardımcı olacaktır. Seçeceğiniz öğrenme yönetim sisteminin, sınırsız dijital içerik ve video barındırabilmesi ölçeklenebilirlik açısından bir diğer kritik özellik olacaktır.

6. İçerik Üretimi Araçları ve Uyumluluğu

Oryantasyon ve çalışanların diğer eğitimlerinde eğer kurum içi içerik yaratmak istiyorsanız, öğrenme yönetim sisteminin bu alanda ne tip araçlar sunduğunu ve hangi araçlar ile entegre olabildiğini öğrenmelisiniz. Seçeceğiniz öğrenme yönetim sisteminin, çalışanlarınız veya iç eğitmenleriniz tarafından içerik oluşturulmasına ve paylaşılmasına imkan veren özellikler sunmasını isteyebilirsiniz.

7. İçerik Pazarı Sunması

Her ne kadar farklı şirketlerden dijital içerikler alacak olsanız da, öğrenme yönetim sisteminizin ihtiyaç duyacağınız dijital içerikleri (dijital dönüşüm, yeni beceriler, teknoloji, mesleki, kişisel ve liderlik eğitimleri gibi) platforma entegre sunması, hızlıca içerik seçebilmenizi, deneyebilmeniz ve alabilmenizi çok kolaylaştıracaktır.

8. Teknoloji Pazarı Sunması

Eğitim operasyonlarınızı ve süreçlerinizi kolaylaştıran ve dijitalleştiren çok sayıda yeni teknoloji, yazılım ve uygulama bulunmaktadır. Pekiştirici, hatırlatıcı uygulamalar, oyunlar ve sanal sınıflar gibi. Öğrenme yönetim sisteminizin bu çözümleri platforma entegre sunması, bu teknolojileri hızlıca deneyimleyebilmenizi, seçebilmenizi ve alabilmenizi çok kolaylaştıracaktır.

9. Platform ve İçerik Uyumluluğu

Birçok şirketten içerik alabileceğinizi ve hatta kendi içeriklerinizi yapılandırabileceğinizi düşündüğümüzde, tercih edeceğiniz sistemin bu içeriklere uyumluluk sağlaması gerektiğini görebiliriz. Bu yüzden, tercih edeceğiniz sistemin SCORM ve AICC uyumluluğu taşıması önemli.

10. Eğitim Tipi Desteği

Video, etkileşimli içerik, podcast (ses yayını), kitap özeti, makale gibi farklı formatlar içeren dijital eğitimler ya da sınıf içi eğitimler kullanıyor olabilirsiniz. Seçeceğiniz öğrenme yönetim sisteminin kullandığınız eğitim tiplerinde size yönetim opsiyonu sunduğundan ve içerik tiplerini desteklediğinden, söz konusu içerik tiplerinin sorunsuz ve en hızlı şekilde farklı cihazlara sunulabildiğinden emin olmanız gerek.

11. Eğitim Programı/Müfredatı Desteği

Seçeceğiniz öğrenme yönetim sistemi üzerinden, farklı eğitim aktivitelerinden oluşan, farklı kurallarla işleyen bir eğitim programı/müfredatı tasarlamak isteyebilirsiniz. Tercih edeceğiniz platformun, bu tasarımı desteklemesini ve çalışanlarınıza iyi bir öğrenme deneyimi sunmasını kontrol etmeniz kritik olacaktır.

12. Raporlama

Süreci iç raporlama ve takip yazılımlarınızdan takip etseniz de, öğrenme yönetim sistemlerinin raporlama araçlarını kullanarak hızlı göz atmak istediğiniz metriklere ve ilerleme durumlarına bakma ihtiyacı duyabilirsiniz. Tercih ettiğiniz ürünün raporlamasında panel ya da indirilebilir rapor sunması, bununla beraber aradığınız metrikleri bulabileceğinizi görmek sizin için önemli olabilir.

13. Platform Esnekliği

Masa başı çalışanlarınız için web tarayıcısı üzerinden eğitimleri almak ve mobil üzerinden sınavlara katılmak, saha çalışanlarınız için ise tüm eğitim sürecini mobilden gerçekleştirmek daha kolay olabilir. Böyle bir ihtiyacınız varsa, tercih edeceğiniz öğrenme yönetim sisteminin mobil uyumlu olduğundan ya da iyi bir mobil deneyim sunduğundan emin olmalısınız.

14. Deneyim ve Özellikler

Platform esnekliğinden bahsetmiştik. Tercih edeceğiniz öğrenme yönetim sisteminin sanal sınıf, sınav uygulaması ve katılım belgesi verme gibi özelliklere sahip olması sizin için ve kullanım artırmak için önemli olabilir. Bu özelliklerin yanında, çalışanlarınızın eğitimlere katılımını artırıcı oyunlaştırma mekanikleri olması ve çalışanların birbirlerinden öğrenmelerini ve paylaşmalarını sağlayan özellikleri olması, sistemin iyi bir kullanıcı deneyimi sunması için oldukça kritik.

Nasıl İlerleyeceksiniz?

Yukarıdaki özellik gruplarından ihtiyacınıza göre yapacağınız değerlendirmelere göre, sizin için ideal öğrenme yönetim sisteminin özelliklerini belirleyebilir, değerlendirmenizi bu şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

Enocta olarak, kurumların uçtan uca bir öğrenme deneyimi tasarlamalarına yardımcı oluyor, onlara bu süreçte ihtiyaçları olan tüm teknolojileri ve eğitim materyallerini sunuyoruz. Öğrenme yönetim sistemi ya da eğitim ihtiyaçlarınız için bizimle iletişime geçebilir, dilerseniz Enocta’nın öğrenme yönetim sistemi ürünü EEP’ye, EEP ile sunduğumuz öğrenme deneyimini zenginleştiren teknoloji ortaklarımıza ya da eğitim içeriklerimizin listesinin bulunduğu Enocta Gelişim Kataloğu’na göz atabilirsiniz.

3 comments On Öğrenme Yönetim Sistemi Seçerken Hangi Kriterlere Dikkat Etmelisiniz?

Comments are closed.