Genel
Eğitimde oyunlaştırma, erteleme eğilimini azaltma konusunda etkili bir yöntemdir. Oyunlaştırma stratejisi, öğrenme sürecine oyun öğeleri ve mekanikleri entegre ederek öğrencilere daha etkileşimli ve keyifli bir deneyim sunar. Bu yaklaşım, öğrencilerin öğrenmeye olan ilgilerini artırarak dikkat dağıtan erteleme eğilimini önemli ölçüde azaltabilir.
Prokrastinasyon yani erteleme hastalığı, hangi sektörde veya pozisyonda olursa olsun, işyerlerinde çalışanları ve liderleri aynı şekilde etkileyen yaygın bir sorundur. Son araştırmalar, çalışanların %88'inin günlük olarak en az bir saatlerini ertelediklerini ve bu durumun maaşlı bir çalışan başına yılda 15.000 dolardan fazla bir maliyetle sonuçlandığını ortaya koyar. Bu durum verimlilik, ekip çalışması ve iş yeri kültürü üzerinde önemli bir etkiye sahiptir. Erteleme eğilimindeki zamanın büyük bir kısmı, internet kullanımı, sosyal medya ve e-postalara cevap verme gibi faaliyetlere ayrılır. Dijital dikkat dağıtma özellikle baştan çıkarıcıdır, çünkü aynı zamanda bir şeyler yapıyormuş gibi bir yanılsama yaratır.
İş yerindeki erteleme hastalığı iki temel kategoride incelenebilir:
• Çevrim İçi İş Yeri Erteleme: Aynı zamanda siber kaytarma veya siber aylaklık olarak adlandırılan bu erteleme hastalığı, çalışma saatlerinde dijital cihazlarda iş dışı faaliyetlere odaklanmayı içerir. Örneğin, bir kişi telefonunda sosyal medya sitelerine göz atarak işle ilgili olmayan aktivitelere zaman ayırabilir.
• Çevrim Dışı İş Yeri Erteleme: Bu tür erteleme hastalığı, dijital cihazları kullanmaksızın iş saatlerinde işle ilgili olmayan faaliyetlere odaklanmayı içerir. Örneğin, uzun molalar verme, dedikodu yapma veya hayal kurma gibi yöntemlerle işle ilgili olmayan aktivitelere zaman ayırma durumunu ifade eder.
İş yerinde erteleme hastalığı örnekleri arasında önemli bir projede çalışması gereken bir kişinin, iş yerinde olduğu halde internette komik videolar izleyerek zamanını boşa harcaması yer alabilir. Bir başka örnek ise önemli bir raporu yazmayı sürekli olarak erteleyerek işle ilgili önemsiz görevlere odaklanan bir kişinin durumudur.
Ayrıca iş yerinde erteleme, çalışanların işle ilgili faaliyetler yerine kişisel faaliyetlere odaklandığı durumları içerir. Örneğin, bir kişi iş günü boyunca işle ilgili görevlerini yerine getirmek yerine internet üzerinden alışveriş yaparak kişisel ihtiyaçlarını halletmeye çalışıyorsa bu da işle ilgili olmayan erteleme örneklerinden biri olarak kabul edilebilir.
İş yerinde erteleme hastalığı, idari pozisyonlardan satış, perakende, hizmet, tasarım, yazarlık, hukuk, araştırma, öğretim ve yönetim gibi çeşitli sektörlerde görev yapan her düzeydeki çalışanları etkileyen yaygın bir olgudur. Erteleme genellikle çok yaygın bir durum olduğu için yetişkinlerin yaklaşık%20'sinin kronik ertelemeye meyilli olması şaşırtıcı değildir.
Ancak, iş yerindeki erteleme yaygınlığı ve şiddeti, işin karakteristiklerine, beyaz yakalı mı yoksa mavi yakalı mı olduğuna gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişkenlik gösterir. Bu çeşitlilik, erteleyenlerin tercih ettiği ve işe alındığı pozisyonlara kadar olan seçim süreçlerinden kaynaklanır. Bunun önemli bir kısmı, dikkat dağıtıcı unsurların, patronlarla eksik net iletişimin, meslektaşların eksik destek sunmasının ve yapılandırılmamış veya kendi kendine yapılandırılmış projelerin gibi çalışma ortamının, insanların işleri erteleyebileceği çeşitli yönlerinden ötürüdür. Bu durum, yetersiz bir çalışma ortamında, son derece sorumlu bir bireyin bile erteleyebileceği bir durumu işaret ederken yeterince destekleyici bir ortamda ise kronik bir erteleyici bile işleri zamanında tamamlayabilir.
Çalışma ortamının etkisi, çalışanların kendi özelliklerine de bağlıdır. Örneğin, bazı bireyler yüksek özerklik gerektiren durumlarda başarılı olabilirken, diğerleri daha fazla rehberliğe ihtiyaç duyabilir. Benzer şekilde, dışa dönük bireyler takım çalışmalarında başarılı olabilirken, içe dönük bireylerin daha bağımsız çalışmaya ihtiyaç duyabileceği gözlemlenebilir.
İş yerindeki erteleme, birçok önemli sorunları beraberinde getirebilir. Çalışanlar için bu durum, düşük iş performansını, kariyer beklentilerinde düşüşü ve zihinsel sağlığın bozulmasını içerir. İşverenler açısından ise düşük üretkenlik, azalmış iş tatmini ve çalışanların şirketi terk etme eğilimini içerir.
Özellikle çalışanlar için erteleme,düşük iş performansı, düşük maaş, kısa çalışma süreleri, yüksek işsizlik ve tamzamanlı istihdamın eksikliği gibi faktörlerle ilişkilidir. Aynı zamanda, stres ve duygusal tükenme gibi duygusal ve zihinsel sağlık sorunlarına da neden olabilir. Finansal problemler de dahil olmak üzere çeşitli sorunların ortaya çıkmasına yol açabilir.
İş yerinde erteleme eğilimi genellikle yorgunluk ve kaygı gibi zorluklar nedeniyle ortaya çıkar. Bu zorluklar arasında kişisel faktörler olarak korku ve görevden kaçınma, ayrıca durumsal etkenler arasında dikkat dağıtıcı unsurlar ve destek eksikliği bulunur. İş yerinde sık rastlanan ertelemenin temel nedenleri arasında şunlar da olabilir:
• Soyut hedefler belirlemek: Örneğin neyin ne zaman tamamlanması gerektiğini belirtmek konusunda zorluk yaşamak.
• Belirli bir proje veya görevin büyüklüğü karşısında bunalmış hissetmek: Görevlerin yönetilemeyecek kadar büyük olduğunu düşünmek.
• Mükemmeliyetçilik: Hiçbir kusurun olmadığı işler ortaya koyma isteğinde olmak.
• Başarısızlık korkusu: İnsanların kendi başarısızlıklarıyla olumsuz bir şekilde değerlendirileceğinden korkmak.
• Kaygı: İnsanların başkaları tarafından değerlendirilme endişesi taşımak.
• Görevden kaçınma: Belirli bir görevin sıkıcı veya hoş olmadığına inanmak.
• Motivasyon eksikliği: İnsanların çaba sarf etmeleri veya ilerleme kaydetmeleri durumunda ödüllendirilmediklerini hissetmek.
• Fiziksel veya zihinsel yorgunluk: Aşırı çalışma sonrasında tükenmiş ve enerjisiz kalmak.
• Kızgınlık: Çalışanların işverenlerinin adaletsiz davrandığına inandıklarında öfke duymak.
• Kötü uyum: İş yerinde özgün kimliklerini ortaya koyamayacaklarına dair uyumsuzluk hissiyatına kapılmak.
• Destek eksikliği: Sorun yaşandığında başvurulabilecek belirlenmiş bir destek kişisini bulamamak.
• Sorunlu çalışma ortamı: Gürültülü ve dikkat dağıtıcı bir ofiste çalışmak.
Eğer şu anda iş yerinde ertelemeyi bırakmanız gerekiyorsa, ilerleme kaydetmek adına yapabileceğiniz en küçük adımı belirleyip ardından çevrenizi, bu adımı atmanızı mümkün olduğunca kolaylaştıracak şekilde düzenlemelisiniz. İş yerinde ertelemeyi önlemek için birçok etkili teknik bulunur. Sizin için en uygun olanı seçmek için aşağıdaki yöntemlere göz atabilirsiniz:
• Planlamanızı iyileştirin: Belirsiz hedefler yerine somut hedefler belirleyin. Örneğin, "gelecek hafta bu rapor üzerinde çalışın" gibi genel bir hedef yerine, "Pazartesi'den itibaren her gün 9:00-11:00 arasında bu rapor üzerinde çalışın ve cuma gününe kadar gönderilmeye hazır son taslağı tamamlayın" gibi somut bir hedef belirleyin.
• Çalışmanızı küçük ve yönetilebilir adımlara bölün: Örneğin, büyük bir projeyi başlatmak istiyorsanız, ilk adımlarınızı belirlemek ve genel bir plan oluşturmakla başlayabilirsiniz.
• Son teslim tarihleri belirleyin: Büyük bir projenin sonunda yalnızca bir ana teslim tarihine odaklanmaktan kaçının. Bu şekilde, ilerlemenizi planlamanıza, daha sorumlu olmanıza ve motivasyonunuzu yüksek tutmanıza yardımcı olabilirsiniz.
• Verimlilik döngülerinizi belirleyin: İnsanların belirli görevleri yerine getirme yetenekleri, günün saatine bağlı olarak değişebilir. Çalışmalarınızı planlarken ve programlarken bu durumu göz önünde bulundurmalısınız.
Görevleri son dakikaya bıraktığımızda, işleri aceleye getirme eğiliminde bulunuyoruz. Bu eğilim, sadece hatalara ve düşük kaliteli çalışmalara neden olmakla kalmayıp aynı zamanda önemli teslim tarihlerini kaçırma riskini de artırır. Bu durum, müşteri memnuniyetsizliğine ve potansiyel iş fırsatlarının kaybına yol açabilecek ciddi sonuçlara yol açabilir.
Ertelemeyi, zaman zaman rasyonelleştirmeye çalışsak da, sonuçta bu alışkanlığın beraberinde getirdiği olumsuz etkileri ciddi şekilde değerlendirmek ve bu döngüyü kırmanın önemli olduğunu unutmamamız gerekir. Ertelenen görevlerin, iş kalitesi ve profesyonel itibar üzerindeki olumsuz etkileri, uzun vadede daha fazla çaba ve düzeltme gerektirebilir.
Ertelediğimizde, sadece kendi başarımızı ve üretkenliğimizi değil, aynı zamanda diğer ekip üyelerinin iş akışını da olumsuz yönde etkileyebiliriz. İhtiyaç duyulan görevlerin zamanında tamamlanmaması, diğer ekip üyelerinin işlerini sürdürmelerini güçleştirebilir. Bu durum, iş akışında darboğazlara neden olarak diğer ekip üyelerinin aşırı iş yükü altında çalışmalarına yol açabilir. Sonuç olarak, hayal kırıklığı, kırgınlık ve kaygı gibi olumsuz duygular ortaya çıkabilir.
Çalışanlar erteleme alışkanlığına düştüklerinde, bulaşıcı bir gecikme ve ilgisizlik kültürünün ortaya çıkmasına neden olabilirler. Bu durum, özellikle süreç sorunlarını çözemeyen, düşük performans gösteren veya erteleme eğilimindeki bir ekip üyesiyle başa çıkamayan liderlerle ilişkilendirilebilir. Bu tür bir liderlik, erteleme alışkanlığına sahip bir ekip üyesiyle etkili bir şekilde başa çıkamadığında, çalışma ortamında belirgin bir şekilde hissedilebilir. Bu durum, çalışanların motivasyonunu ve katılımını olumsuz etkileyerek toksik bir iş atmosferi yaratma eğilimindedir.
Örneğin, sürekli olarak işleri erteleyen bir iş yerini hayal edelim. Bu tür bir kültür, çalışanlar arasında yapılan işin önemsiz olduğu ve erteleme alışkanlığının somut bir etkisi olmadığı algısını güçlendirebilir. Bu da çalışanların motivasyonunu ve işe katılımını düşürerek nihayetinde kuruluşun genel başarısını olumsuz etkileyebilir.
Liderler ve çalışanlar için erteleme hastalığı problemine yönelik başvurulabilecek birkaç çözüm önerisi:
• Beklentileri açıkça belirtin: Liderler, detaylı iş tanımları sunarak, son teslim tarihlerini belirterek ve başarı kriterlerini net bir şekilde ortaya koyarak hem kendileri hem de tüm çalışanlar için net beklentiler belirlemelidir. Bu, çalışanların ne beklediğini ve görevlerin ne zaman tamamlanması gerektiğini anlamalarına yardımcı olur.
• Etkin bir iş ortamı oluşturun: Liderler, verimliliği artıran bir iş ortamı yaratma konusunda önemli rol oynarlar. Bu, gerekli kaynakları, araçları ve destekleri sağlamayı içerir. Bunun yanında eğitim, teknoloji ve destekleyici bir yönetim tarzının benimsenmesi de önemlidir.
• Zaman yönetimini teşvik edin: Liderler ve çalışanlar, ertelemeyi azaltan zaman yönetimi stratejilerini birlikte geliştirdiklerinde en iyi şekilde iş birliği yapabilirler. Bu, ortak önceliklerin belirlenmesini, stratejik planlama, vizyon oluşturma ve inovasyon için zaman ayırma konularını içerir.
• Pozitif bir iş yeri kültürünü destekleyin: Liderler, yüksek performans ve bağlılığı teşvik etmek için olumlu bir iş yeri kültürünü geliştirmelidir. Bu, karşılıklı açık iletişimi desteklemeyi, tüm düzeylerde iş birliğini artırmayı ve bireysel katkıları takdir etmeyi içerir.
Enocta Katalog’da yer alan ‘Düzenli Olup Ertelemelerden Kaçınmak’ eğitimi, bireylere zaman yönetimi, hedef belirleme, öncelik sıralaması, günlük rutin oluşturma, motivasyon stratejileri, iletişim, stres yönetimi gibi beceriler kazandırmayı amaçlayan bir eğitimdir. Bu eğitim, bireylerin hem iş hem de günlük yaşamlarında daha düzenli, etkili ve sistemli olmalarına yardımcı olarak erteleme eğilimlerini azaltmaya yönelik pratik bilgiler sunar.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
