Kurumsal
Kuruluşunuzda iş süreçlerini nasıl iyileştiriyorsunuz? Muhtemelen, tüm iş süreci engelleri için tek bir çözümünüz yok. Aylarca süren projeler uygulandıktan ve büyük bütçeler harcandıktan sonra bile sistemi yeniden değiştirmeniz gerekecektir.
Ancak iş süreci iyileştirmelerini karmaşık hale getirmeniz gerekmez. Kaizen felsefesini kullanmak, sürecin yavaş ve istikrarlı bir şekilde iyileştirilmesini teşvik eder.
Bu yazımızda Kaizen felsefesinin temellerini ve bu felsefi düşünce ile nasıl daha verimli olabileceğinizi anlatacağız. Kaizen felsefesi ile ilgili daha fazla bilgi almak için ise Enocta Katalog’da yer alan Kaizen Program Yönetimi eğitiminden yararlanabilirsiniz.
Felsefi bir terim olarak Kaizen, küçük değişikliklerin zaman içinde etki yarattığı bir zihniyeti anlatır. Bir metodoloji olarak ise birçok küçük iyileştirmenin büyük sonuçlar doğurabileceğine vurgu yaparak şirketlerdeki belirli alanları geliştirir. Bu süreçte verimliliği artırabilmek adına şirketteki tüm çalışanları dâhil eder ve en iyiye ulaşmayı amaçlar. Kısaca Kaizen felsefesi, küçük ve yavaş değişimlerin önemli iyileştirmeler sağlayabileceği fikrine dayanan sürekli iyileştirme yaratma yaklaşımıdır.
Kaizen'in faydalarını en üst düzeye çıkarmak için ise aşağıdaki ilkeleri bilmeniz önemlidir:
Kaizen felsefesinin başarısız olmasının en yaygın nedenlerinden biri, destek eksikliği ve daha da önemlisi liderlerin harekete geçmemesidir. Imai, "Kaizen yaklaşımının uygulanmasında en önemli rol şirketin üst yönetimine, ardından yöneticilere ve son olarak da çalışanlara iniyor" der. Üst yönetim, sürekli iyileştirmeye yönelik uzun vadeli taahhüdünü gösterdiğinde, yöneticiler kaçınılmaz olarak Kaizen girişimlerini takip eder ve çalışanlar kişisel olarak bir Kaizen zihniyeti geliştirir.
Çalışanlar, bir işin nasıl yapıldığını iyileştirmenin en iyi yollarını bilirler. Bu yüzden liderler, iyileştirme önerilerinin her seviyeden ve kademeden gelebilmesi için çalışanların kendilerini yetkili hissettikleri bir ortam yaratmalıdır. Üstelik çalışanları kuruma değer katmaya teşvik etmek sadece morali yükseltmekle kalmaz aynı zamanda Kaizen’in başarılı bir şekilde uygulanmasına katkıda bulunan sürekli iyileştirme çabalarının herkes tarafından sahiplenilmesini sağlar.
“Gerçek yer” anlamına gelen “gemba” veya “gembutsu” kelimelerinden türetilen Gemba Yürüyüşü, genellikle yöneticiler tarafından belirli bir sürecin tam olarak nasıl çalıştığını öğrenmek veya gözden geçirmek ve iyileştirme hakkında çalışanlardan fikir edinmek için gerçekleştirilir. Bu ilke, gözlemcilere sorunların temel nedenini ve sonraki adımları belirlemek için ilgili soruları sorma konusunda rehberlik eder.
Sürekli iyileştirmenin önündeki en büyük engellerden biri, eski uygulamalara bağlı kalmak veya yeni yöntemlerin başarısız olacağını varsaymaktır. 5S ilkeleri, sürekli olarak israfı ortadan kaldırmanın yollarını arayarak verimliliği artırmayı amaçlar. Kuruluşlar, bir şeyin daha önce işe yaramasının, çalışmaya devam edeceği anlamına geldiğini düşünmekten kaçınmalıdır.
“Mevcut durumlardan memnun olduğumuzda ilerleme sağlanamaz.” – Taiichi Ohno, Toyota Üretim Sistemi Kurucusu
Kaizen'in temelleri, ekonomik reformun Japonya'yı ele geçirdiği İkinci Dünya Savaşı sonrasına kadar dayanır.
Toyota Motor Corporation'ın Mayıs 1951'de Yaratıcı Fikir Öneri Sistemi’ni uygulamaya koymasından bu yana, değişiklikler ve yenilikler daha yüksek ürün kalitesine ve çalışan verimliliğine yol açmıştır. Eylül 1955'te Japon yöneticiler, Japonya Verimlilik Merkezi'nin girişimlerinden biri olarak Amerika Birleşik Devletleri'ni ziyaret etmeye başlamış ve Amerikan çalışma sistemini insancıllaştırılmış bir yaklaşımla bütünleştirerek Japon şirketlerinin dünya çapında rekabet etmesini sağlamıştır.
1980 yıllarına gelindiğinde ise yönetim danışmanı Masaaki Imai, birkaç yıl süren sürekli iyileştirmelerin bir sonucu olan Toyota Üretim Sisteminin (TPS) mesajını yaymak için Taiichi Ohno ile birlikte çalışmıştır. Kaizen'in Babası olarak kabul edilen Masaaki Imai, Kaizen: The Key to Japan's Competitive Success adlı kitabında sistematik bir yönetim metodolojisi olarak Kaizen felsefesini dünya çapında tanıtmıştır. Bugün, farklı sektörlerdeki kuruluşlar Kaizen’i temel değerlerinin bir parçası olarak benimsemekte ve günden güne sürekli iyileştirmeler uygulamaktadır.
“Kaizen günlük bir gelişimdir. Her gün, işleri daha iyi yapmanın bir yolunu bulmak için bir meydan okumadır. Muazzam bir öz disipline ve bağlılığa ihtiyaç duyar.” – Masaaki Imai, Kaizen Enstitüsü Kurucusu
Kaizen felsefesi adım adım ilerleyen bir süreç olduğu için onu etkin bir şekilde uygulama yolculuğu ancak doğru sorular sorarak ilerleyebilir. Kaizen'in temel unsurlarını ve temel ilkelerini öğrenmek, kurumunuzu başarıya hazırlar. Çünkü sonuçların nasıl beklenmesi gerektiğinin temelini oluşturur. İşte kurumunuzda sürekli iyileştirme girişimlerine başlamanıza ve devam etmenize yardımcı olacak temel sorular:
Liderler, neyin veya kimin yanlış olduğunu düşünmek yerine temel neden analizini uygulayarak konunun daha derinine inmelidir. Çalışanlarla kişisel olarak iletişim kurarak ve çalışmaları ilk elden gözlemleyerek boşlukları belirlemek için kendilerini daha iyi bir konuma getirmelidir.
En basit problem çözme tekniklerinden biri olan 5N analizini bir problemin temel nedenini belirlemek için uygulamak, sorunun tekrarını önleyen çözümlerin formüle edilmesinde etkili olabilir. Çalışanlardan gelen yaratıcı önerilerle donanan ve değerli bilgilerle desteklenen yöneticiler, kuruluşun kalite hedefleriyle uyumlu düşük maliyetli ancak yüksek değerli iyileştirmeler uygulayabilir.
Kaizen, yalnızca ekip üyeleri için değil, herkes içindir ve yalnızca atölyede değil her yerde gerçekleştirilmelidir.
Bireyler, görünüşte küçük eylemlerinin tüm şirkette yarattığı farkı anında göremedikleri veya hissetmedikleri için Kaizen uygulamasından vazgeçme eğilimindedir. Genel bir kural olarak doğru yapılan sürekli iyileştirme, tüm kuruluşa önemli ölçüde değer katan olumlu ve kalıcı sonuçlara yol açar. Bu yüzden şirketin hangi eylemleri durdurması, başlatması ve devam etmesi gerektiğini bilmek için en etkili çözümleri aklınızda tutmalısınız.
Sürekli iyileştirme yolu, mükemmeliyetçi bir tutumla değil, kişisel ve organizasyonel olarak büyüme arzusuyla ilerler. İyileştirme hedeflerinin %50'sine ulaşmak iyi olsa da gelişmeyi asla bırakmamanız gerekir. Kaizen bitmeyen bir süreç olduğundan işyerindeki sorunları çözme konusunda proaktif olmak önemlidir. Kaizen döngüsü, yıllarca süren sürekli iyileştirmelerle sektöre yön veren yenilikler üretmeye devam etmeyi amaçlar.
“Yapılamayacak hiçbir şey yok. Bir şeyi yapamıyorsanız bunun nedeni yeterince çabalamamış olmanızdır." – Sakichi Toyoda, Japonya’nın ilk otomatik dokuma tezgahının mucidi
Kaizen'in avantaj ve dezavantajlarından bazıları şunlardır:
Kaizen felsefesinin en temel ilkelerinden biri her gün küçük değişikliklerle iyileştirmeler yapmaktır. Küçük artımlı değişiklikler yapmak, büyük değişiklikler yapmaktan çok daha kolaydır ve daha büyük sonuçlar elde etmeye yardımcı olur.
İş kültürünü geliştirmek isteyen bir işletme iseniz öncelikle değişimlerin kademeli olarak yapılması gerektiğini bilmelisiniz. Çünkü Kaizen, iyileştirme için atılacak küçük adımları gerektirir. Bu adımlar oldukça küçük olsa da genele yayıldığında kesinlikle büyük sonuçları vardır.
Kaizen yönteminin işe yaraması için çalışan memnuniyeti önemlidir. Bu nedenle çalışanların işlerinden memnun kalmalarını sağlamak ve performanslarını geliştirmek gerekmektedir. Bunun için insan kaynakları departmanı çalışanları iş tatmini ve iş süreçleri ile ilgili düşüncelerini toplamalı, araştırmalı ve gerekli iyileştirmeler üzerinde çalışmalıdır.
Kaizen yönteminde, israfı ortadan kaldırmak size her gün iyileştirmeniz için kaynaklar sağlar.
Kaizen felsefesinin iyi işlemesi için yöneticilerin ve çalışanların açık fikirli olması gerekir. Çalışanlar, iş süreçlerinde iyileştirilmesi gereken noktaları bildiği için Kaizen uygulaması konusunda çalışanların görüşleri çok önemlidir.
Kaizen felsefesinin etkin bir şekilde uygulanabilmesi için çalışanların ekip olarak çalışması, birbirlerinin düşünce ve görüşlerine saygı duymayı öğrenmesi gerekir.
Bireysel görevler yerine süreçleri iyileştirmeye odaklanmanız önemlidir. Bu nedenle herkesin iyileştirme sürecine dâhil olduğundan ve Kaizen’in değerini anladığından emin olmalısınız.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
