Genel
Günümüzde eğitim alanında yaşanan dijital dönüşüm, uzaktan eğitim yazılımı gibi seçeneklerin ön plana çıkmasına neden olmuştur. Bu yazılımlar, öğrenme deneyimlerini sınırları aşan, esnek ve erişilebilir bir hale getirerek geleneksel eğitim modellerini evrimleştirir. Ancak, bu dijital değişimin getirdiği avantajlardan tam anlamıyla yararlanabilmek ve başarıyla uygulayabilmek için kaynakların etkili bir şekilde yönetilmesi ve öğrencilere en etkili deneyimi sunmak elzemdir. Bu noktada, Pareto İlkesi devreye girer. Çaba ve kaynakların küçük bir yüzdesinin önemli bir etki yarattığını vurgulayan bu ilke, uzaktan eğitimde stratejik bir yaklaşım sunar.
Sabah çalışmaya başlamadan önce masanıza oturduğunuzda yaptığınız ilk şey nedir? Çoğu kişi önce kahvesini alır, e-postalarını kontrol eder ve günlük görevlerine öncelik verir. Peki ilk önce neyin yapılması gerektiğini belirlemek için hangi teknikleri kullanmak gerekir? 80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto ilkesini kullanarak günü organize etmek, görevlerinizi belirlemenize ve önceliklendirmenize yardımcı olur. Aynı zamanda da gün boyunca üretkenliğinizi artırma konusunda size destek olabilir.
80/20 kuralı veya Pareto ilkesi, başarı ve ilerlemenin belirli faktörlerini tanımlamak için farklı iş bağlamlarında kullanılan bir öngörü modelidir. Sonuçların %80'inin genellikle nedenlerin yaklaşık %20'sinden geldiğini ifade eden istatistiksel bir ilkedir. 80/20 kuralı görev analizi, zaman yönetimi ve sorumluluk dağılımı konularında rehberlik ederek işletmenin etkinliğini artırmak için kullanılabilir. Bu ilkeyi anlamak, hangi faaliyetlere öncelik vermeniz gerektiğini belirleyerek, en büyük etkiyi yaratmanıza yardımcı olabilir.
Örneğin iş hayatında, kârınızın büyük bir kısmının satışlarınızın sadece bir küçük yüzdesinden geldiği durumları düşünelim. Bu durumda, enerjinizi en yüksek satışları gerçekleştiren müşterilere odaklamak, işinizi büyütmek için faydalı olabilir. Eğer bir pazarlamacı iseniz, pazarlama mesajlarınızın sadece küçük bir yüzdesinin kampanya sonuçlarınızın büyük bir kısmını oluşturduğunu fark etmiş olabilirsiniz. Aynı şekilde, büyük bir pazarlama projesi üzerinde çalışıyorsanız, ilk çabalarınızın nihai sonucun büyük bir kısmından sorumlu olduğunu görebilirsiniz.
Mali bir müşavir olarak işletme kârınızın önemli bir kısmının sadece belirli müşterilerinizden geldiğini gözlemlemiş olabilirsiniz. Bu durumda, bu müşterilerle ilişkiyi sürdürmeye odaklanmak en mantıklı adım olabilir. Pareto ilkesi sadece genel sonuçlar için geçerli değildir; aynı zamanda çabalarınızı ve üretkenliğinizi artırmak için günlük iş süreçlerinizin hemen hemen her alanında uygulanabilir olan 80/20 kuralı da dikkate alınmalıdır.
Pareto ilkesi, İtalyan iktisatçı Vilfredo Pareto tarafından 1896'da ortaya konuldu. Pareto, İtalya'daki toprakların %80'inin nüfusun yalnızca %20'sine ait olduğunu gözlemledi. Aynı zamanda kendi bahçesinde de bu eğilimi fark etti; bitkilerinin %20'si meyvelerin %80'ini üretiyordu. Bu ilişki, matematiksel olarak en iyi şekilde iki değişken arasındaki güç yasası dağılımı olarak adlandırılır. Burada bir değişiklik, diğerinde ilgili bir değişikliğe yol açar.
Bu ilke birkaç farklı isimle de anılır:
• Pareto prensibi
• 80/20 kuralı (en yaygın olanı)
• Hayati azınlığın kanunu
• Faktör seyrekliği ilkesi
80/20 kuralı resmi bir matematiksel denklem değildir; daha ziyade ekonomide, işletmede, zaman yönetiminde ve hatta sporda gözlemlenebilecek genelleştirilmiş bir olgudur.
80/20 kuralı günümüzde neredeyse her sektörde geçerli olabilir, ancak Pareto ilkesi özellikle işletme ve ekonomi alanında geniş bir kullanıma sahiptir. Bunun temel nedeni, 80/20 kuralının çabalarınızı nereye odaklamanız gerektiğini belirlemede size rehberlik etmesidir.
Pareto ilkesi, sonuçların genellikle eylemlerin yalnızca küçük bir yüzdesinden kaynaklandığını belirtir; bu da işinizi daha küçük parçalara ayırdığınızda hangi bölümün en etkili olduğunu belirlemeniz konusunda yol göstericidir. Bu ilkenin pratikte nasıl kullanılabileceğine dair birkaç örnek mevcuttur.
Günlük görevlerinizi önceliklendirmek için 80/20 kuralını kullanmak oldukça etkili olabilir. Temel fikir, tüm görev listesindeki görevlerin yalnızca %20'sini tamamlamanın, o gün içinde elde edebileceğiniz etkinin %80'ini sağlayabileceğidir. Bu nedenle, en büyük etkiyi aratmak adına ekibiniz için en etkili görevleri belirleyin ve gün içinde bu görevlere odaklanın.
Bu amaca ulaşma aşamasında gün içinde yapmanız gereken her şeyi listeleyin. Sonra, bu görevler arasında hangilerinin en yüksek etkiye sahip olduğunu belirleyin. Herhangi bir görev, diğer takım üyeleriyle iş birliği yapmayı içeriyor mu? Proje ilerlemenizi engelleyen herhangi bir görev var mı? Bu görevler belki de basit uygulanabilir, ancak sürecin sorunsuz bir şekilde ilerlemesine katkıda bulunarak ekibinizin geri kalanı üzerinde önemli bir etki yaratabilir.
Pareto ilkesi, problem çözme sürecinde en iyi kararları verme konusunda size rehberlik edebilir. Özellikle bir sorunun birçok farklı nedeni olduğunda, Pareto ilkesi çözümlere öncelik vermeniz konusunda etkili bir yaklaşımdır. İşte bu ilkenin uygulanması için birkaç adım:
• Ekibinizin karşılaştığı sorunları tanımlayın. Bu, çözüm arayışında olduğunuz sorunlarla ilgilidir.
• Sorunların nedenlerini belirleyin. 5 Neden Analizi benzeri gibi bir araç kullanarak çözmeye çalıştığınız sorunların kök nedenlerini bulun.
• Sorunları benzer kategorilere ayırın. Eğer çözmeye çalıştığınız sorunların bazı nedenleri benzer kategorilere giriyorsa, bu benzerlikleri gruplamak için bir fırsat olarak değerlendirin. Bu, bir çözümün birden fazla sorunu ele alıp alamayacağına karar vermenize yardımcı olabilir.
• Her sorunun işletmeye etkisine göre bir değer atayın. Bu değer, 1-10 arası sayı olabileceği gibi, önemi belirtmek için gerçek parasal bir değer de olabilir.
• İşletmeyi etkileyen sorunların ilk %20'sine odaklanan bir plan geliştirin. Temel fikir, bir çözümün birden fazla sorunu çözebileceğidir. Her bir soruna atadığınız değerlere göre hangilerinin ilk %20 içinde olduğunu belirleyin. Ana sorunu belirledikten sonra, sorun çözme stratejilerini kullanarak sonuçların %80'ini elde edebilecek bir çözüm planı oluşturun.
Örneğin; bir e-ticaret şirketinde çalıştığınızı hayal edin. En son 100 müşteri hizmetleri şikayetini incelediğinizde, çoğunun müşterilerin hasarlı ürünlerle ilgili olduğunu fark ediyorsunuz. Ekibiniz, hasarlı ürünler için yapılan iadelerin yaklaşık %80'ini kapsadığını tespit ederek bu sorunu önceliklendiriyor. Şirket, arızalı ürünler nedeniyle yapılan iadeleri azaltmayı hedefleyerek bu konuya odaklanma kararı alıyor. Ekibiniz, ürünlerin nakliye sırasında daha iyi korunması için ambalajın güncellenmesine karar veriyor. Bu çözüm, müşterilerin hasarlı ürünler alması sorununu etkili bir şekilde çözüyor.
Pareto analizi ve Pareto grafikleri, Altı Sigma kalite kontrol metodolojisinde temel araçlardır. Altı Sigma metodolojisinin bir parçası olarak Pareto grafikleri kullanmak, verilerinizi görselleştirmek ve eylemlerin önceliklendirilmesine yardımcı olmak için etkili bir yöntemdir. Altı Sigma'nın temel hedefi, üretim miktarını artırmak amacıyla bir süreçteki değişkenlik miktarını azaltmaktır. Pareto grafikleri, Altı Sigma metodolojisinin bir parçası olarak sıklıkla kullanılır, çünkü bir süreçteki çoğu varyasyonu hızlı bir şekilde tanımlamanıza yardımcı olabilir.
Pareto' nun öngörülebilir dengesizlik teorisi, tarihinden bu yana modern yaşamın neredeyse her cephesine yayılmış durumdadır. Bu teori, bir kez anlaşıldığında, çeşitli alanlarda önemli değişiklikler yaratabilir. Bu prensipler, size verilen bir şansı en iyi şekilde değerlendirerek, kendi alanınızda fark yaratmanıza olanak tanır. Pareto' nun bu teorisi, modern yaşamın karmaşıklığı içinde etkili bir rehberlik sağlayabilir.
Pareto ilkesini kullanmanın en önemli avantajlarından biri, minimum çaba ile maksimum etki yaratma imkanıdır. Bu, ekibinizin daha etkili bir şekilde çalışmasına ve belirli girişimlere odaklanmasına olanak tanıyabilir. 80/20 kuralı, girişimleri doğru sırayla önceliklendirerek ölçümlerinizin daha hızlı bir şekilde artmasına katkı sağlayabilir. Bu ilkeyi kullanmanın diğer faydaları şunlardır:
• Kendiniz ve ekibiniz için öncelikleri daha net bir şekilde belirleme.
• Günlük üretkenliği artırma.
• Enerjiyi verimli kullanma.
• Problemleri daha etkili biçimde çözme.
• Karar verme becerilerini geliştirme.
• En az çalışma gücüyle maksimum etkiyi yaratma.
• Öz güven artırma.
• Tükenmişlik hissetme ihtimalini önemli ölçüde azaltma.
• Zaman kazanma.
• Çalışmalarınızı yönetilebilir parçalara bölme yeteneği.
• Daha odaklı bir strateji oluşturma.
Pareto Prensibi, bir gözlem temellidir ve matematiksel bir kanun değildir. Bu prensip, her durum için evrensel geçerliliğe sahip olmadığı ve mutlak bir kural olarak kabul edilmemesi gerektiği anlamına gelir. Pareto ilkesi için %20 çabayla sonuçların %80'ine ulaşabileceği yönündeki yaygın yorum kimi zaman yanlış olarak yorumlanabilir. Aslında %20 ve %80 rakamları, çaba miktarını değil, üzerinde çalıştığınız nedenleri ve sonuçları ifade eder.
Temel amaç, çaba miktarını en aza indirmek değil, belirli bir alan veya neden üzerinde odaklanarak daha büyük bir etki yaratmaktır. Sonuçların %80'ini elde etmek için yine de %20'lik bir odaklanma için %100 çaba sarf etmeniz gerekebilir. Pareto Prensibi sadece geçmiş verilere uygulanabilir. Yani, geçmişten gelen verileri yansıtır ve yapabileceklerinizi planlamak için faydalı olabilir, ancak gelecekle ilgili tahminlerde bulunmaz. Koşullar değişebilir ve gelişebilir, bu da bu ilkenin gelecekteki stratejileri tasarlamak için her zaman etkili olmayabileceği anlamına gelir.
80/20 kuralının diğer bir dezavantajı, bazen ekip üyelerinin çok belirli konulara odaklanarak diğer görevleri gözden kaçırma riskidir. Sadece belirli görevlere odaklanmak, daha az önemli görevleri göz ardı etmek anlamına gelebilir. Buradaki zorluk, 80/20 kuralını kullanmak ve aynı zamanda diğer görevleri de ihmal etmemek arasında doğru dengeyi bulmaktır. Bu dengeyi sağlamak için zaman yönetimi sınırlamaları veya İşleri Bitirme gibi bazı yöntemleri kullanabilirsiniz.
Zamanı yönetmek, bu dengeyi sağlamada kritik bir rol oynar. İyi bir zaman yönetimi, önemli görevlere odaklanmakla beraber diğer görevlere de zaman ayırarak işleri dengede tutabilir. Zaman sınırlamaları, önceliklendirme ve etkili planlama gibi zaman yönetimi teknikleri, 80/20kuralını kullanırken tüm görevleri etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilir.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
