Kurumsal Hafızayı Kayıt Altına Almak

Kurumsal hafızayı korumak, kayıt altında tutmak ve yeri geldiğinde ulaşmak şirketlerin iş akışında en büyük ihtiyaçlardan bazıları. Partnerlerle yapılan toplantının çıktıları, aylar önce yollanan maliyet tablosu e-postası, ürün kullanım kılavuzu, şirket içi eğitim raporları ve benzer dokümanları depolamak, bulmak büyük önem arz ediyor. Kurumsal hafızayı kayda almak için şirketler pek çok yola başvurabiliyor.

Bu noktada geleneksel iletişim yöntemlerinden, yeni nesil teknolojilere kadar birçok alternatif servis bulunuyor. Her biri kurumsal hafızanın kayıt altında tutulmasına yardımcı olan bu servisler;

  1. DMS (Document Management System)
  2. E-posta Trafiği
  3. Bulut Depolama Altyapıları
  4. Anlık Mesajlaşma Uygulamaları
  5. Kurum İçi Wiki Servisi

1. DMS (Document Management System)

Türkçe karşılığı doküman yönetim sistemleri olan bu uygulamalar, dijital ortamdaki bilgi ve belge yönetimi için geliştirilmiş uygulamalardır. Şirketler bilgilerinin önemli kısmını fiziksel ve dijital belgelerde tutuyor, ancak bu belgelerin sınıflandırılması doğru düzgün yapılamıyor. Ulaşılmak istenen belgeler için harcanan süre çalışanları da yıpratıyor. 

Doküman yönetim sistemi uygulamaları ile pek çok şirket önemli evraklarını dijital ortamda saklayabiliyor ve farklı şekillerde sınıflandırabiliyor. İstenildiğinde mevcut dosyanın bir önceki versiyonlarına ulaşabiliyor. Görev takibi, hatırlatmaları ve e-posta bildirimleri alabiliyor. Pek çok yardımcı araç ile dokümanlara ulaşmayı kolaylaştırıyor. 

Lakin belgeleri depolama ve güvende tutma konusunda büyük yardımları dokunabilen bu uygulamalar çalışanlar arası bilgi ve tecrübe paylaşımlarını iletme konusunda yeterince sosyal ve rahat bir arayüz sunamıyor. Kurumsal hafızanın ve kurum kültürünün çok önemli bir yanı olan şirket içi iletişimi kuvvetlendirmek, akıcı hale getirmek ve bu sırada yapılan paylaşımları kaydetmek konusunda yeterince etkili olamıyor.

Enocta’nın teknoloji platform ortaklarından olan YazıyorumPRO, bu alanda sunduğu kurum içi blog altyapısı ile, kurumların dokümanlarını bir blog formatında saklayabilmesine, kolayca erişebilmesine yardımcı oluyor.

2. E-posta Trafiği

Şirket içi eğitim ve deneyim paylaşımları önemli oranda e-postalar yoluyla yapılıyor. Yapılan araştırmalara göre, bir çalışan günde ortalama 96 e-posta alıyor ve 30 e-posta gönderiyor.

Bu veriler haftaya ve aya vurulduğunda ortaya çıkan sayılar aranan bir belgenin kısa zamanda kaybolmasına yetecek seviyeye geliyor. E-postadan indirilen dosyaları sınıflandırmak, sonradan yeniden bulmak hatta hatırlamak bile oldukça zorlaşıyor. E-posta üzerinden içerik üretmek ve yollamak ise bir hayli zor. Arayüzler bize açık, akıcı bir görünüm yerine fazlasıyla detay içeren mesajlar sunuyor. Bu da haliyle çekicilikten uzak, sıkıcı belgelere dönüşmelerine sebep oluyor. Dünya çapında bir dönüşüm yaratan dijital arayüzlerdeki sadeleşme çabaları kullanıcıları artık pürüzsüz okuma deneyimlerine alıştırdı.

3. Bulut Depolama Altyapıları

Şirketler bulut bilişimin gelişmesini fırsat biliyor ve kurumsal hafızanın kaydında bulut depolama uygulamalarından büyük oranda faydalanıyorlar. Bulut depolama uygulamaları özellikle mobilite konusunda büyük rahatlık sağlıyor ve bilgiye her zaman her yerde ulaşma imkanı sunuyor. Bireysel kullanıcılara da hizmet veren Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox gibi bulut depolama uygulamaları sayesinde kişiler bir belgeyi bilgisayarda hazırlayıp yollamak yerine o belgenin üzerinde aynı anda farklı kullanıcılar ile düzenleme yapabiliyor ve böylece daha hızlı şekilde çalışabiliyorlar. Bir belgenin hazırlanması ve kontrolleri bu şekilde kısa zamanda tamamlanabiliyor.

Pek çok şirket çalışanı şirketinin yanı sıra bireysel olarak da bu tarz uygulamaları kullanıyor ve bilgi alışverişi yapıyorlar. Bu noktada, bu tip platformların görsel, işitsel pek çok içeriğin paylaşımında büyük yardımı dokunuyor. 

4. Anlık Mesajlaşma Uygulamaları

Slack, Skype gibi anlık mesajlaşma uygulamaları şirket çalışanlarının bilgi aktarımında sıkça kullandığı uygulamalardan. Bu tip uygulamalar, iletişimde mesafeleri sorun olmaktan çıkartıyorlar. Ekip içi iletişimde tercih edilen bu uygulamalarda pek çok değerli bilgi sıcağı sıcağına yüz yüze veya sadece konuşarak aktarılabilse de, bu paylaşımları sonradan kullanılabilir bir içerik olarak görmek çok zor. Bu da bu platformlar üzerindeki tecrübe paylaşımının tekrar ulaşılabilirliğini sınırlıyor hatta neredeyse yok ediyor. 

5. Wiki

Wikiler belirli konulara dair kapsamlı bilgilere ulaşma konusunda son dönemin en sık tercih edilen uygulamalarından. Çoğu zaman yazarların ortak şekilde katkıda bulundukları bu geniş çaplı kaynaklar öğrenme amacıyla sıklıkla tercih ediliyor. Wikiler için internet çağının ansiklopedileri dersek oldukça isabetli bir tanımlama yapmış oluruz. En popüler wiki sitesi olan ve ülkemizde bu dönemde erişime kapalı olan Wikipedia’daki sadece ingilizce makale sayısı 6 milyona yakın.

Wikiler konuların kapsamlı olarak anlaşılması için kullanılabilecek siteler. Bu tarz sitelere içerik üretmek ise işin yorucu kısmı. 

Wikiler, tüketicilerin kullandığı gibi, kurumlar tarafından da tercih ediliyor. Kurum içi wikiler,  kurumlar ürün dökümantasyonları, yönlendirici içerikler ve kılavuzları içeriyor. İlk noktada bahsettiğimiz doküman yönetim sistemleri ile kıyasladığımızda, wikiler daha az sıklıkta güncellenen içerikler içerir, belli noktalarda yön bulmak için bakılır, ve wikiler içinde kapsamlı içerikler üretilir. 

Enocta Eğitim Platformu’nda bulunan wiki altyapısı, bu alanda bir örnek olarak verilebilir.

Herkesin Söyleyecek Bir Sözü Var

Şirketlerde her kademeden çalışanın tecrübesi ve bu tecrübenin verimli bir şekilde aktarımı kurumsal hafıza için büyük önem teşkil ediyor. Bireysel edinimler çoğu zaman kişiyle birlikte yitip gidiyor. Bu noktada her çalışan potansiyel bir eğitmen konumunda. Çalışanların deneyimlerini düzenli ve kolayca aktarabilmeleri için de yardımcı araçlara ihtiyaçları var. Bu tarz güçlü, sade ve paylaşım odaklı platformlar şirket tecrübesinin aktarımında büyük ihtiyaç.

Enocta Eğitim Platformunu destekleyen YazıyorumPRO tam da bu ihtiyacı karşılamak adına geliştirilmiş bir kurum içi (isteğe bağlı olarak halka açık)  bir blog altyapısı. Kolay içerik üretme arayüzü ve mobil entegrasyonu ile her noktadan ulaşılabilecek, hızlı ve güzel görünümlü içerikler hazırlanabiliyor.

Değişen ve Gelişen Dünya’da Kurumsal Hafızanın Önemi” yazımıza göz atarak kurumsal hafızanın neden önemli olduğunu ve değişen dünyada kurumsal hafızanızı canlı tutmak için neler yapmanız gerektiğini okuyabilirsiniz.