Kurumsal
Farklı meslek gruplarına yönelik sürdürülen faaliyetlerde beklenmedik aksamalar yaşanabilir. Bu durum, şirketlerde yaşandığında tehdit olarak algılanacak bir süreci beraberinde getirebilir. Buradaki önemli nokta, kuruluşun oluşabilecek ani değişimlere karşı tepki verme kapasitesidir. Kritik süreçlerde iş sürekliliğini aksatmadan yürütebilmek, riskleri kontrollü biçimde yönetebilmek ve tüm olasılıklara rağmen şirketi doğru yöntemlerle ayakta tutmak önemlidir. Bu yazımızda sizlere şirketlerde iş sürekliliğiyle ilgili bilmeniz gerekenleri aktaracağız. Konu ile ilgili daha fazla bilgi almak için ise Enocta Katalog’da yer alan Organizasyonel Gelişim eğitiminden yararlanabilirsiniz.
İş sürekliliği; kriz veya afet durumlarında kurum, kuruluş ya da gelişen işletmelerin değer yaratan faaliyetlerini, önceden belirlenmiş sistematik planlarla yürütebilme becerisidir. Başka bir deyişle kriz anlarına her an ve her koşulda hazır olma durumudur.
Bu; deprem, sel, yıldırım düşmesi, kritik personelin işten ayrılması, ekonomik kriz gibi durumlarda işletmenin bu durumu en az zararla atlatmasını sağlar. Başka bir deyişle, oluşabilecek riskleri en az hasarla yönetme becerisini elde edebilme sistemidir. Şirketlerde iş sürekliliği, risk yönetim elemanlarıyla daha elverişli şekilde yürütülebilir.
İş sürekliliği yönetimi, kurumsal yapıyı iyi biçimde analiz ederek kritik iş süreçlerini belirleme ve senaryoları bunlara göre kurgulamaya denir. Şirketin potansiyelde var olan tehditlere karşı, gerçekleşme ihtimalini göz önünde bulundurarak olası krizlere hazırlık yapma süreci olarak da tanımlanabilir. Kurumsal anlamda güçlü bir direnç oluşturabilmek için süreklilik yönetimi; teknolojik sistemlerle entegre edilerek standart yöntem sunar.
İşletmelerin geleceğini garanti altına alan süreklilik yönetimi, operasyonel süreçte çarkların her daim dönmesini sağlar. Üretim, satış, pazarlama ve dağıtım gibi bütün aşamalarda gerçekleşebilecek olası aksaklıkların önceden tahmin edilip buna uygun çözüm yolları bulunmasıdır.
Rekabet süreci içerisinde şirketlerin ekonomik olarak ayakta kalabilmesi ve alanda yer edinebilmesi için özel çaba sarf edilmesi gerekir. Gelişen şirketler; günümüzde bankacılık sistemindeki yapısal problemler başta olmak üzere finansal sorunlarla karşılaşabilir. Bunun yanı sıra ekip içi örgütsel süreç ve teknolojik etmenler de beklenmedik krizlere neden olabilir. Bu süreçte iş yönetim sisteminin amacı, oluşabilecek risklere karşı işletmeyi zarara sokacak durumun ciddileşmesini durdurabilmektir.
Gelin, süreklilik yönetim sisteminin getirilerine bakalım:
Şirketlerde dikkat edilmesi gereken en önemli şeylerden biri, finansal problemlere ekonomik olarak çare bulabilmektir. Şirketlerin büyüyebilmesi ve ayakta kalabilmesi, yalnızca var olan öz kaynaklarla mümkün olmayabilir. Bu anlamda ana sermayeye ek kaynaklar oluşturmak önem taşır. Bunun yanında her zaman için alacakların yönetiminin en doğru şekilde tasarlanması gerekir. Geri ödeme sırasında oluşabilecek aksamalar, bir süre sonra alacakların batık konuma gelmesine neden olur. Alacak konularında devir işlemleri, finansal olarak araçların yetersiz şekilde kullanılmasından dolayı oluşur. Bu duruma dikkat edilmelidir.
Sadece ekonomik yapı değil, aynı zamanda iş sürekliliğini kontrol altında tutabilmek adına çalışan ekipte farkındalık oluşturmak gerekir. Böylece kriz anlarında ekip ruhu ortaya çıkar ve şirketlerin zarar görmemesi için herkes ortak paydada bütünleşir. Bunu sağlamak için dikkat edilmesi gereken başka bir nokta, süreklilik planının kontrollü ve eksiksiz biçimde hazırlanmasıdır.
Sürekliliği sağlamak için gerekli önemli noktalardan biri, teknolojik ögelerin entegre bir biçimde kullanılmasıdır. Çalışanların ofise ulaşamadığı bazı kesintilerde yalnızca uzaktan çalışabiliyor olmaları gerekir.
İş sürekliliği planı hazırlanırken tüm varsayımlar göz önünde bulundurulmalıdır. Süreçte yaşanacak acil durumlar veya olağanüstü hâller için o anda fayda sağlayacak minimum personel sayısı ve hangi personelin nerede görevlendirileceğini kesin biçimde belirlemek gerekir. Personeller; acil durum anlarında nasıl davranacakları, kiminle bağlantıya geçecekleri ve işlerini sürdürmeleri hakkında net olarak bilgi sahibi olmalıdır.
Olağanüstü hâl durumlarında oluşabilecek ek masrafları onaylayabilecek birden fazla üst yönetici grubu hazır hâlde bulunmalıdır. Oluşabilecek veri kayıplarını önlemek için uygun yedekleme mekanizmaları, kurum içerisinde tespit edilir. Süreç öncesinde test edilen mekanizmalar, kullanılabilir hâlde hazırda bulundurulur.
Süreklilik planı hazırlarken yapılması gerekenleri birlikte inceleyelim:
İş sürekliliği planı hazırlanırken bu senaryolara dikkat ettiğinizden emin olun:
Şirketlerde iş sürekliliğini sağlayabilmek ve alınan verimi daha da arttırabilmek için sorun oluşturabilecek belirli kategorilere yönelik doğru yaklaşım geliştirmek gerekir.
Planlamada kusursuzluğu hedefleyin: Şirketlerde süreklilik sağlayabilmek için fiziksel olarak etütler yapılmalı, denemeler üzerinden geçilmeli ve sektör iyi şekilde analiz edilmelidir. Önemli olan, ortaya uzun vadeli planlar çıkarabilmek ve tüm işleri örgütsel olarak yapılan planlama üzerinden sürdürebilmektir. Yapılan planlamayla şirketin birkaç yıl boyunca gidişatını tespit edebilmek sayısal olarak mümkün olmalıdır. Bu planlamaya sezgiler veya kişisel tecrübelere göre değil; bilimsel metotla yaklaşmak gerekir.
Tam donanımlı koordine olun: Süreçte firmanın eş güdümlü olarak olaylara yaklaşabilmesi için ortak performansla en doğru ürünü ortaya koyması beklenir. Çalışma bölgesinde bireysel ve çevreyle uyumlu olarak aktif iletişim hâlinde süreç yürütülmelidir. Organize olabilmek burada oldukça önem taşır. Örgüt içi iletişim, ne kadar kuvvetli olursa yukarı yönlü akışın sağlanabilmesi o kadar iyi gerçekleşir.
Sağlıklı denetim süreci geçirin: Her zaman için yıllarca ayakta kalabilmiş yapılanma; görev karmaşasının yaşanmadığı, disiplinli süreçle denetimin var olduğu alanlarda daha ön plana çıkar.
Mühim olan yalnızca bilgi ve beceri değildir. Belirlenmiş konu üzerinde uzman olan personel, hiçbir zaman kontrollü süreci elden bırakmamalıdır. Yaşanan krizin işletmenizin başarısızlığıyla sonuçlanmaması için kontrol her zaman sizin elinizde olmalıdır.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
