Kurumsal
Sözleşme yönetimi; iş planı hazırlama sürecinde günden güne önem kazanan bir kavram. Amaca yönelik farklı alt süreçleri kapsayan bu yönetim sistemi, başarılı bir işletme olmanın ve verimliliğin altın anahtarlarından biri. İşletmenizi daha ileriye taşımak, kaynak tasarrufu sağlamak ve projelerinizi sözleşmelere en uygun şekillerde gerçekleştirmek için etkili bir yönetim süreci inşa edebilirsiniz. Gelin, bu kavrama beraber bakalım.
Sözleşme, projelerin gerçekleştirilmeden önce sözleşme taraflarının koşul ve taleplerinin belirlendiği yazılı belge olarak tanımlanabilir. Sözleşmede yapılması planlanan işin türü, teslim tarihi, uyulması gereken prosedür ve program, anlaşmazlıklar karşısında neler yapılacağı, tazminat miktarları gibi detaylar yer alır. Sözleşme yönetimi ise müşteriler, tedarikçiler, ortaklar ve çalışanlarla sözleşmelerin oluşturulması, yürütülmesi ve analiz edilmesi olarak tanımlanabilir.
Bu kavram; sözleşmenin temel amaçlarını kavramaya, proje kapsamını belirlemeye ve sözleşmenin en iyi şekilde sonuçlandırılması için tarafların yükümlülüklerini net biçimde ortaya koymaya yarar. Birlikte çalışılacak diğer paydaşları bulmayı ve sözleşmenin uygulanması için program hazırlamayı içerir. Riskleri azaltmayı hedefleyen sözleşme yönetimi, projenin ideal şekilde gerçekleştirilmesi için maksimum performansın ortaya koyulmasını sağlar.
Kurumsal başarının kilit noktalarından biri olan sözleşme yönetimi, planlanan projenin sözleşme şartlarına ve dokümanlarına uygun biçimde gerçekleştirilmesini amaçlar. Bu sayede ortaya çıkabilecek anlaşmazlıklar daha kolay çözümlenir, proje sırasında oluşabilecek riskler azalır ve olası problemlere karşı daha hızlı harekete geçme olanağı elde edilir. Sözleşmenin uygulanması standarda bağlanır; ayrıca maliyet, efor ve kaynak tasarrufu sağlanır.
Sözleşme yönetimi, projenin fikir aşamasından değerlendirilmesine kadar olan bütün süreçleri kapsar. Bu süreçler, temel olarak dört aşamadan oluşur:
İhale süreci; yapılması planlanan işin genel kapsamının, dokümanların ve bütçenin oluşturulduğu; risklerin belirlendiği, anlaşmaların hazırlandığı, risk paylaşımının görüşüldüğü sözleşme öncesi süreç olarak tanımlanır. İşveren ve yüklenici, bu aşamada sözleşmenin ön hazırlığını yapar. İşveren, bu süreçte aşağıdaki faaliyetleri gerçekleştirir:
İhale sürecinde yüklenici ise aşağıdaki işlemleri gerçekleştirir:
Sözleşmelerin oluşturulma süreci, ihaleyi alan yüklenici ile ihtiyaç sahibi (işveren) arasında sözleşme görüşmelerinin yapılması ve sözleşmenin imzalanması faaliyetlerini içerir. Bu süreçte tarafların isteklerini açık şekilde ifade etmeleri ve ortak bir paydada buluşmaları gerekir.
Sözleşmenin oluşturulması süreci dört adımda gerçekleşir:
Sözleşmenin imzalanmasından proje tamamlanana kadar geçen süre, saha uygulamaları süreci olarak tanımlanır. Bu sürecin başarılı şekilde yönetilmesi için sözleşme ve alt sözleşmelerin doğru bir şekilde yürütülmesi, sözleşme taraflarının sorumluluklarını birbirleri ile etkileşim ve uyum içinde yerine getirmesi büyük önem taşır.
Proje gerçekleştirilirken bazı problemler ortaya çıkabilir:
Bu gibi problemlerin ortaya çıkması hâlinde tarafların birlikte hareket ederek sözleşmeye uygun bir çözüm yolu bulması gerekir.
Sözleşme yönetiminin değerlendirme sürecinde mevcut kaynakların en verimli şekilde kullanılması için yüklenicinin ve alt yüklenicilerin performansı ölçülür. Bu aşamada kalite, maliyet ve iş programı gibi kriterler göz önünde bulundurulur. Proje, yüklenici ve alt yüklenicilerin değerlendirilmesi; süreçlere dair iyileştirmeler yapılmasına ve sonraki projelerin başarısına katkı sağlar. Bu süreçte sözleşmeden kaynaklanan eksiklikler ve hatalar tespit edilerek iyileşmeler yapılabilir.
Bazıları sözleşme yönetiminin sadece büyük firmalar için kritik olduğunu düşünse de aslında bu yönetim sistemi, her şirket için büyük önem taşır. Başarılı bir yönetim, şirketlerin operasyonlarını dönüştürme gücüne sahip olur ve böylece firmalara beş temel fayda sunar:
Peki, şirketler sözleşmeleri nasıl daha verimli bir şekilde yönetebilir?
Özetle yönetim sürecinin verimliliği, farklı yöntemlerle sağlanabilir ve bu verimlilik yakalandığında işletmelerin başarısı artırılabilir. İşletmenizi daha iyi bir noktaya taşımak için ise Enocta Katalog’da bulunan Aksaklıkları Yoluna Koyan Bir Lider gibi çeşitli eğitimlerden yararlanabilirsiniz.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
