Genel
Ekip arkadaşlarınız ya da işverenlerden gelen sürekli görevler ve beklentiler dönem dönem zaman yönetimi konusunda endişe yaşamanıza neden olabilir. Yapılacaklar listeniz her zaman yeni bir maddeyle büyümeye devam ediyor gibi görünür ve bu liste büyüdükçe sanki tüm bu işleri zamanında tamamlamak için asla yeterli zamanınız olmayacakmış gibi bir hisse kapılmanızı sağlayabilir.
Peki ya, yapılacaklar listenizi etkili bir şekilde yönetmenize, başkalarının beklentilerini karşılamaya, kendinizi daha üretken ve dengeli hissetmenize yardımcı olabilecek bir zaman yönetimi stratejisi olsaydı nasıl olurdu?
İşte Pomodoro Tekniğinin devreye girdiği nokta tam da burası. Bu popüler zaman yönetimi stratejisi, iş yükünüzü daha etkili bir şekilde planlamanıza, dikkat dağıtıcı unsurlarla başa çıkmanıza ve görevlerinizi daha sistemli bir şekilde işaretlemenize yardımcı olabilir. Üstelik bu yöntem, fazla mesai yapmanızı veya gününüzü işle doldurmanızı gerektirmez. Aksine, çalışma süreleri arasında sık sık mola verilmesini teşvik eder.
Çalışmalarınızı hem daha verimli hem de düzenli hale getirmeye yardımcı olmak için sizlere bu tekniği tüm yönleriyle anlatacağız.
Pomodoro, domates anlamına gelen İtalyanca kökenli bir kelimedir. Pomodoro tekniği ise Francesco Cirillo’nun üniversite öğrencisi olduğu yıllarda 25 dakikalık seanslarını ölçmek için bir domates zamanlayıcısı kullandığı dönemde geliştirildi. Bu aralıklar pomodoro olarak bilinmeye başlandı ve teknikle anılmaya başlandı.
Pomodoro tekniği, odaklanmayı ve üretkenliği artırmak için oldukça etkili bir zaman yönetimi çerçevesidir. Bu yöntem, zamanı daha verimli kullanmak isteyen serbest çalışanlar, öğrenciler, iş yerinde ya da kişisel projelerinde kendilerini geliştirmek isteyen herkes arasında son derece popülerdir. Teknik, çalışma süreçlerini 25 dakikalık bloklar halinde (pomodoro seansları) bölmeyi ve ardından 5 dakikalık mola vererek her günü başarıyla tamamlamayı hedefler.
İlk bakışta ilginç gelse de milyonlarca insan Pomodoro Tekniğinin hayat değiştiren gücüne inanmaktadır. Bu yaygın zaman yönetimi tekniği, sürekli konsantrasyonu teşvik etmek ve zihinsel yorgunluğu gidermek amacıyla, odaklı çalışma seanslarını yani pomodoroları sık sık kısa mola aralıklarıyla değiştirmenizi önerir. Bu basit ve etkili yöntem sayesinde zamanla yarışmak yerine sahip olduğunuz zaman için de daha etkili bir şekilde nasıl çalışacağınız konusunda sizi cesaretlendirir. Bu sayede çalışmalarınızı daha iyi organize edebilir, daha fazla iş çıkarabilir ve sonunda daha tatmin edici sonuçlar elde edebilirsiniz.
Pomodoro Tekniği' ni etkili kılan temel unsurlar odaklanmayı teşvik eden 25 dakikalık çalışma seansları, zamanı somut hale getirme ve düzenli mola verme ilkesidir. Bu yaklaşım, işleri daha yönetilebilir hale getirirken verimliliği artırır ve dikkatin dağılmasını önler.
Yapılan bazı araştırmalar, erteleme alışkanlığının tembellikle veya öz kontrol eksikliğiyle çok az ilgisi olduğunu göstermiştir. Aslında işleri ertelemenin arkasındaki neden, genellikle olumsuz duygulardan kaçınmakla ilişkilendirilir. Özellikle büyük ve karmaşık görevlere ya da projelere yönelik hem belirsizlik hem de işin nasıl başlanacağı konusundaki kararsızlık insanları rahatsız edebilir. Bu nedenle, geçici bir rahatlama sağlamak adına Netflix benzeri dijital platformlara kaçış eğiliminde oluruz.
Ertelediğiniz her şeyi küçük, korkutucu olmayan bir başlangıç adımına indirgeyin. Örneğin, büyük bir roman yazmak yerine sadece 5 dakika yazmaya başlayın. Yine de zor geliyorsa, sadece bir paragrafı düzenlemeye odaklanmayı deneyin. Küçük bir adım atmak, büyük bir projeyi tek seferde üstlenmeye çalışmaktan daha kolaydır.
Ertelemeyi engelleme stratejisi, aslında Pomodoro Tekniği'nin uygulanmasını istediği şeyle örtüşür. Büyük görevlerinizi, projelerinizi veya hedeflerinizi yalnızca önümüzdeki 25 dakika boyunca yapmanız gereken küçük görevlere bölmek işin püf noktasıdır. Bu, işin büyüklüğünden sıkılmak yerine, sadece bir sonraki adıma odaklanmanızı sağlar. Sonucu düşünmeyin; sadece bir Pomodoro'yu bitirin.
Akış halindeyken kesintiye uğradığınızda yeniden odaklanmanın ne kadar zorlayıcı bir süreç olabileceğini hepimiz çok iyi biliriz. Ancak e-postalar, ekip sohbetleri ve sosyal medya bildirimleri gibi sürekli gelen günlük bilgi akışları, dikkatimizi dağıtma konusunda çok etkilidir.
Her ne kadar teknolojiyi bu konuda suçlamak doğru gibi gelse de son araştırmalar günümüzdeki dikkat dağıtıcıların yarısından fazlasının aslında kendimizden kaynaklandığını, yani kendi kendimize odak kaybı yaşadığımızı gösterir niteliktedir. Ancak bu küçük kesintiler zaman içinde birikir. Sadece dikkatinizi dağıtan şeyler yüzünden kaybedilen zaman değil, aynı zamanda yeniden odaklanma çabası da zaman ve enerji harcar. Odak değiştirdikten sonra zihinsel olarak önceki göreve geri dönüş 20 dakikaya kadar sürebilir. "Sadece bir dakika için gerçekleştirilen bir Facebook kontrolü, geri dönüş çabasıyla 20 dakikalık zaman kaybına dönüşebilir.
Pomodoro Tekniği, tüm bu kendi kendine müdahalelere karşı direnmenize ve zihninizi odaklanmaya yönlendirmenize yardımcı olur. Her pomodoro, belirli bir göreve adanmıştır ve her mola, sizi sıfırlama ve odaklanmanız gereken şeye geri dönme fırsatı sunar. Bu sayede dikkatinizi daha verimli bir şekilde yönetebilirsiniz.
Gelecekteki projelerimize yönelik planlama yaparken pek çoğumuz planlama yanılgısına düşme eğiliminde oluruz. Bu yanılgı, geçmişte benzer görevlerin daha uzun sürebileceğini bile bilseniz, gelecekteki görevleri tamamlamak için gerekli zamanı büyük ölçüde küçümsememize neden olur. Şu anki benlik, gelecekteki benliğinizin tamamen farklı koşullar ve zaman kısıtlamaları altında çalıştığını hayal eder.
Pomodoro tekniği, bu planlama yanılgılarına karşı etkili bir savunma sunar. Kısa, odaklı çalışma seanslarına başladığınızda zaman artık soyut bir kavram değil, somut bir gerçeklik halini alır. Pomodoro, zamanı ve çabayı bir arada ele alır. Bir pomodoro, yalnızca belirli bir görev veya birkaç basit görev üzerine yoğunlaşmayı ölçen birim haline gelir. Bu yaklaşım, zaman kavramını negatif bir kayıp kaynağından ziyade, gerçekleşen olayların olumlu bir temsili olarak değiştirir.
Odaklanmanızı sağlamanın hızlı ve yararlı bir yolu olan Pomodoro, yeterli molalarla başarıya sizi en iyi şekilde ulaştırır. Bu tekniğin 6 önemli faydası:
Zaman yönetimi koçu ve yazar Elizabeth Grace Saunders, "Eğer odaklanmakta zorlanıyorsanız, sürekli olarak saatlerce konsantre olmayı düşünmek sıkıcı ve daha bunaltıcı gelebilir, ancak kendinize sadece 25 dakikalık bir zaman dilimi ayırmanız gerektiğini ile ardından ara verebileceğinizi söylerseniz, çaba daha yönetilebilir hale gelir." diyor.
Pav*r adlı üretkenlik aracının zaman yönetimi uzmanı, kurucu ortağı ve CEO'su Jessica Bledsoe da aynı görüşü paylaşıyor ve bu tekniğin benzersiz bir kırılma noktası sağlayarak erişilebilir bir başlangıç noktası sunduğunu ifade ederek şu sözleri aktarıyor: "25 dakikalık çalışma süresinin ardından bu kısa molalara izin vermenin, diğer zaman yönetimi tekniklerinde veya 'hilelerinde' sıklıkla görmeye alışkın olmadığımız bir esneklik sağladığını düşünüyorum."
Her seferinde yalnızca bir göreve odaklandığınız için önceliklendirme önemlidir. 25 dakikalık odaklı çalışma seansları, size her seans için belirli bir görev veya öncelik atamanızı gerektirir. Bu, işlerinizi öncelik sırasına koyma ve önemli görevlere öncelik verme alışkanlığı geliştirmenize katkıda bulunur.
Çalıştığınız süreyi kontrol altında tutma aşamasında zaman zaman sıkışık durumda kalmak ve baskı altında kalmak teslim tarihlerine karşı daha verimli hissetmenizi sağlayabilir. Bir süre içinde ne kadar çok şey başarabileceğimizi ve kendimizi daha verimli hale getirebileceğimizi fark etmek için kendimize meydan okuruz, bu da aslında açıkça Pomodoro Tekniği' nin gücünü ortaya koyar.
İşyerindeki en büyük dikkat dağıtıcı faktörlerden biri, aslında işle ilgili olan ek işler olabilir. Bu, ana görevlerinizden farklı olan işleri ifade eder. Örneğin çoğu zaman projeler, toplantılar veya diğer görevlerle ilgili iletişimi içerir. Bu işle ilgili çalışma, işinizi tamamlamanız için gereklidir, ancak dikkatinizi ana görevlerinizden uzaklaştırarak odaklanmanızın önüne geçebilir. Pomodoro Tekniği'nin kullanımı, bu tür dikkat dağıtıcı etkenlerin iş akışınızı bozmasını engellemenize yardımcı olabilir.
Pomodoro Tekniği her ne kadar işleri halletmeye ve tamamlamaya yönelik itici bir güç olsa da düzenli aralıklarla planlanmış molalar tükenmişliği önlemenize yardımcı olabilir. Saatlerdir mola vermediğinizi, yemek yemediğinizi ya da tuvalete gitmediğinizi fark edemiyorsanız Pomodoro Tekniği sizin için ideal bir çözümdür.
Pomodoro Tekniği'nin en büyük avantajlarından biri, herhangi bir özel eğitim veya karmaşık yönergeler gerektirmeksizin son derece basit bir şekilde kullanılabilir olmasıdır. Kimden öğrenildiğine bağlı olarak adımlar biraz değişebilir.
Pomodorolarınızı planlamayı iş gününüzün başında veya bir sonraki gün için düzenliyorsanız, gün sonunda 15 dakika ayırın. Günlük görev listesini alın ve her görev için kaç pomodoro gerekeceğini not edin. 5 pomodorodan fazla süren görevler daha küçük ve daha yönetilebilir görevlere bölünmelidir. Daha küçük görevler örneğine-postalara yanıt verme gibi, tek bir pomodoroda birleştirilebilir.
8 saatlik bir iş günüteknik açıdan on altı pomodoroya yer açabilir, ancak her ihtimale karşı 2 ile 4taşma pomodorosu oluşturmak önemlidir. Planladığınızdan daha uzun sürengörevler veya gün içinde beklenmedik işlerle karşılaştığınızda taşma pomodorolarınızı bu durumları yönetmek için kullanmayı deneyebilirsiniz.
Eğer bu taşmapomodorolarına ihtiyaç duymazsanız, ekstra pomodoroları yeni beceriler öğrenmekiçin veya her zaman son sıraya itilen daha düşük öncelikli görevlere zamanayırmak için tercih edebilirsiniz. Günü pomodorolarla sonlandırmak, işleriaşırı programa koymak ve geride kalmaktan daha az streslidir. Bu sayedeişlerinizi daha iyi yönetirken esnekliği de korumuş olursunuz.
Yaratıcılıkgerektiren kodlama, beste yazma gibi bazı çalışma türleri için 25 dakikalıksüre bazen çok kısa gelebilir. Bu sebeple işlerin bitme süresini ölçümlemekönemlidir. Bu nedenle daha uzun çalışma seansları deneyin. Örneğin bir DeskTime araştırması, 52 dakikalık kesintisiz çalışmanın ve 17 dakikalık aranın mükemmel bir denge olduğunu göstermiştir.
Tüm molalar elbette eşit değildir. Eğer Pomodoro çalışma seanslarınız bilgisayarınızda geçiyorsa, molalarınızda hemen Twitter veya Instagram'a yönelmek yerine gözlerinizi ve beyninizi ekranlardan uzaklaştırmak önemlidir. Bu sadece telefonlar için geçerli değil, bilgisayarlar için de aynıdır.
Molanızı geçirirken ayağa kalkmak, hareket etmek, gerinmek, dışarı çıkmak, küçük bir meditasyon yapmak, bir şeyler atıştırmak veya pencereden dışarıyı izlemek gibi aktiviteler yapabilirsiniz. Eğer evden çalışıyorsanız ara verdiğinizde çamaşırları yerleştirmek veya mutfak masasını düzenlemek gibi ev işleriyle de vakit geçirebilirsiniz. Her ne yaparsanız yapın, bilgisayar veya telefon ekranının sizi hipnotize etmesinden uzaklaşmak, mola süresini daha zihinsel olarak tazeleyici hale getirecektir.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
