Genel
Eisenhower Matrisi, zaman yönetimi konusunda oldukça etkili bir araçtır. Görevlerinizi önem sırasına göre düzenleyip önceliklendirmek ya da verimliliğinizi artırmak için kullanabileceğiniz bir araç olan bu matris, yapılacaklar listesi oluşturmanın ilk ve kritik adımıdır. Özellikle zamanınızın kısıtlı olduğu durumlarda, hangi görevlere öncelik vermeniz gerektiğini belirlemek önemlidir. Bu zorlu kararı verirken, matrisi kullanmak size büyük ölçüde kolaylık sağlayabilir.
Bu yöntem, işlerinizin daha sistemli bir şekilde ilerlemesini sağlar. Bu aracı kullanarak, ilk önce yapacağınız görevlerden daha sonra planlayacağınız şeylere, devredeceğiniz çalışmalardan sileceğiniz işlere kadar görevlerinizi dört kutuya bölebilirsiniz. Bu yazımızda bir Eisenhower Matrisinin nasıl oluşturulacağını açıklayacak ve sizler için görev önceliklendirmesine yönelik etkili ipuçları sunacağız.
Eisenhower Matrisi, işleri aciliyetleri ve önemleri bazında düzenleyerek, en kritik görevlerinizi belirlemenizde size rehberlik eden özel bir araçtır. Bu sayede, en hayati çalışmalarınıza odaklanmanız da kolaylaşmış olur. Bu matrisi kullanarak hem işlerinizi daha iyi örgütleyebilir hem de en öncelikli görevlere odaklanarak zamanınızı daha verimli bir şekilde kullanmanın rahatlığını yaşayabilirsiniz.
Bu yöntem, adını kendi karar verme tekniğini geliştiren Başkan Eisenhower'dan almıştır. Eisenhower, 34. Amerika Birleşik Devletleri Başkanı görevine gelmeden önce askeri kariyerinde önemli bir yere sahipti. II. Dünya Savaşı sırasında Müttefik Kuvvetlerin en üst düzey komutanı olarak çalışmış. Bu görev, her gün hangi konulara odaklanması gerektiği konusunda zorlu kararlar almasını gerektiriyordu. Edindiği deneyimler, onu işlerini aciliyet ve önemlerine göre düzenlemek için bir yöntem geliştirmeye itti. Bu yöntem, sonradan yaygın bir karar verme aracı haline geldi ve "Eisenhower Matrisi" olarak adlandırıldı.
Acil ve önemli kavramları her ne kadar görünüşte benzer şekilde olsalar da Eisenhower Matrisi açısından ele alındığında bu terimler arasındaki ayrım son derece hayati bir öneme sahiptir. Bu ayrım, hangi görevlere öncelik vermeniz gerektiğini belirlemeniz ve hangi görevlerin başkaları tarafından daha iyi ele alınabileceğini tespit etmeniz için kritiktir.
Acil görevler, derhal dikkate alınmayı gerektirir. Bir görev eğer acilse, o anda ya da çok daha kısa bir süre içinde ele alınması gereken bir iş olarak kabul edilir. Bu görevlere belirli bir zaman çerçevesi içinde yanıt vermezseniz, bu durum ciddi sonuçlara yol açabilir. Acil görevler kaçınılmazdır ve bunları zamanında ele almamak, genellikle artan stres ve hatta tükenmişlikle sonuçlanabilir. Acil görevlere örnekler şunlardır:
● Bir projeyi son dakika teslim tarihiyle yetiştirmek.
● Asansörde kalmış bir yakınınızı kurtarmak.
Önemli görevler ise hemen ele alınmasını gerektirmeyebilir, ancak uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza büyük katkı sağlarlar. Bu görevlerin daha düşük aciliyeti, onların önemsiz olduğu anlamına gelmez; sadece bu görevlerin dikkatlice planlanması ve önceliklendirilmesi gerektiği anlamına gelir. Önemli görevlere örnekler şunlardır:
● Uzun vadeli bir proje planlamak ve süreci yürütmek.
● Rutin işlerin düzenli olarak yapılması.
Acil ve önemli görevleri ayırt etmeyi öğrendikten sonra görevlerinizi Eisenhower Matrisinin dört çeyreğine yerleştirmeye başlayarak zaman yönetiminde fark yaratabilirsiniz. Bu, işlerinizi daha etkili bir şekilde yönetmenize ve uzun vadeli hedeflerinize odaklanmanıza katkıda bulunacaktır.
Uzun bir yapılacaklar listesi hangimize sıkıcı ve sıkıntılı gelmez ki! Oysaki Eisenhower Matrisi bu görevleri düzenlemek ve sınıflandırmak için oldukça etkili bir araçtır. Bu yöntemle karmaşık görevleri daha anlaşılır ve yönetilebilir parçalara böler, çalışmalarınızda daha verimli bir ilerleme kaydedebilirsiniz.
● Yap Çeyreği
Yapılacaklar listenizde hemen ele alınması gereken ve uzun vadeli hedeflerinizi etkileyen bir göreviniz varsa o görevi bu çeyreğe atamanız gerekir. Çünkü bunlar sıklıkla aklınızın en önünde bulunan, sizi psikolojik açıdan da muhtemelen en çok strese sokan görevlerdir.
● Program Çeyreği
Program çeyreği, acil olmayan ancak yine de önemli olan görevlerinizi yerleştireceğiniz önemli bir diğer alandır. Bu görevler uzun vadeli hedeflerinizi etkileyebilir, ancak hemen yapılma zorunluluğu olmadığı için bu görevleri daha sonraki bir tarihe planlayabilirsiniz. Birinci çeyrekteki görevleri tamamladıktan hemen sonra, program çeyreğindeki görevlere odaklanabilirsiniz. Bu görevleri başarıyla tamamlamanıza yardımcı olacak bir dizi zaman yönetimi stratejisini kullanabilirsiniz. Bu stratejiler arasında Pareto ilkesi ya da Pomodoro yöntemi gibi bazı özel yol haritaları size yardımcı olabilir.
● Temsilci Çeyreği
Üçüncü çeyrek, "temsilci" alanını içerir ve burası, acil olsa da önemli olmayan görevleri yerleştireceğiniz alan olarak belirlenmiştir. Bu tür görevlerin şu an ele alınması gerekebilir, ancak uzun vadeli hedeflerinizi etkileme eğiliminde değildirler. Bu görevleri tamamlamak için özel becerilere ihtiyaç duyulmayabilir. Bu nedenle, bu görevleri ekibinizin diğer üyelerine devretmek, iş yükünüzü etkili bir şekilde yönetmenin ve ekibinizin yeteneklerini geliştirmesine yardımcı olmanın en etkili yollarından biridir.
● Sil Çeyreği
İlk üç çeyreğe görevlerinizi ekledikten sonra planlamalarınızı gözden geçirirken, geriye sadece birkaç görev kaldığını fark etmeniz doğaldır. Bu geriye kalan görevler ne acil ne de önemli olan işlerdir.
Bu tür önemsiz, acil olmayan ve sizi hedeflerinize ulaşmanızdan alıkoyan görevler, genellikle dikkatinizi dağıtır.
Görevlerinizi önceliklendirme aşamasında Eisenhower matrisini kullanırken göz önünde bulundurulması gereken bazı ipuçları:
● Çeyrek başına sınırlı sayıda görev seçin.
Matrisin her çeyreğine fazla sayıda öğe eklemek, matrisin aşırı karmaşık hale gelmesine neden olabilir. Zaman yönetiminde Eisenhower matrisini etkili bir şekilde kullanmak için her çeyrek için görev sayısını toplamda yedi ya da sekizle sınırlamak önemlidir. Bu, görevlerinizi daha yönetilebilir hale getirir ve odaklanmanıza yardımcı olur. Çeyrek başına sınırlı sayıda görev seçmek, işlerinizi daha verimli ve etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.
● Profesyonel ve kişisel görevler için ayrı matrisler oluşturun.
Hem kişisel hem de profesyonel yaşamınız için bir Eisenhower yöntemi oluşturmak büyük ölçüde yararlıdır, ancak bazen bu iki alan arasında bazı durumlar yaşanabilir. Bu nedenle her iki alanı daha iyi dengelemek için ayrı matrisler oluşturmak iyi bir fikir olabilir. İş ve özel yaşamınızdaki her bir plana günün farklı saatlerini ayırmayı deneyin. Daha sonra bu sistemin sizin için ne kadar iyi çalıştığını düzenli olarak değerlendirin ve gerektiğinde ayarlamalar yapın. Bu şekilde hem iş hem de özel yaşamınızı daha iyi yönetebilir ve daha dengeli bir yaşam sürdürebilirsiniz.
● Renk kodları atayın.
Her çeyrek özelinde renk kodları atamak, görevlerin hızlı şekilde belirlenmesine ve nerede farklılık gösterdiklerini kolayca anlamaya yardımcı olabilir. Bu renk kodları, matrisi görsel olarak daha anlaşılır hale getirir ve bu sayede de öncelikleri daha hızlı belirlemenize olanak tanır. Örneğin, acil ve önemli görevlere kırmızı, acil ancak önemsiz olanlara sarı, önemli ancak acil olmayanlara mavi ne acil ne de önemli olanlara ise yeşil renklerini atamayı deneyebilirsiniz.
● Saatlerinizi belirli sorumluluklara ayırın.
Günlük yaşamınızı ve işlerinizi daha etkili bir şekilde yönetme aşamasında belirli çeyreklerdeki faaliyetlere her gün belirli bir zaman dilimi ayırmayı düşünebilirsiniz. Bu, işlerinizi daha düzenli hale getirerek, verimliliğinize katkı sağlayabilir. Örneğin, sabah saatlerini önemli ve acil görevlere, öğleden sonralarını ise her zamanki rutin işlere ayırabilirsiniz. Bunun yanı sıra haftada birkaç saat, önemli fakat aciliyeti bulunmayan görevlere odaklanmak için ayırılabilir. Bu, uzun vadeli hedeflere ulaşmanıza yardımcı olabilir ve acil işlerin sizi sürekli olarak savurmamasına izin verir. Zamanı bu şekilde planlamak hem kişisel hem de profesyonel yaşamınızın dengelenmesini sağlar.
Eisenhower Matrisi'nin her bir çeyreğine hangi görevleri yerleştirebileceğinizi daha iyi anlayabilmeniz için size aşağıda bazı örnekler sunduk:
1. çeyrekte yer alabilecek görev örnekleri:
● Yarına kadar bir blog yazısı hazırlama
● Bir proje teklifini sonlandırma
● Müşteriden gelen e-postalara hızlıca yanıt verme
2. çeyrekte yer alabilecek görev örnekleri:
● Mesleki gelişim kursuna kaydolma
● Bir ağ oluşturma etkinliğine katılma
3. çeyrekte yer alabilecek görev örnekleri:
● Blog gönderilerini yayınlama
● Toplantı notlarını yazıya dökmek
4. çeyrekte yer alabilecek görev örnekleri:
● İşe dair bazı çalışmaları sürdürme
● Durum toplantılarına katılma.
Eisenhower yöntemini etkili bir şekilde kullanmak için izleyebileceğiniz temel adımları aşağıdan ulaşabilirsiniz:
● Aciliyet gerektiren görevleri sınıflandırarak işe başlayın.
Öncelikle, görev listenizi gözden geçirin. Acil ve önemli görevleri ayrıştırarak başlayın. Acil görevler, genellikle hemen ele alınması gereken ya da bir veya iki gün içinde tamamlanması gereken işler olarak bilinir. Önemli görevler ise çok daha uzun soluklu düşünmeyi gerektiren görevlerdir. Hemen sonuç vermeseler de genellikle uzun vadeli hedeflere ve stratejilere odaklanmanızı gerektirirler. Bu ayrımı yaparak işlerinizi daha iyi şekilde önceliklendirir ve daha etkili bir şekilde zaman yönetimi gerçekleştirebilirsiniz.
● Yüksek öncelikli işleri tamamlayarak sürece devam edin.
Bu görevler, işinizin ileriye gitmesini sağlayan kritik adımlardır. Genellikle, yaklaşan bir teslim tarihi veya projenin hedeflerine katkı sağlama gibi hem acil hem de önemli özelliklere sahiptirler. Eğer bir görev önemliyse ve bir veya iki gün içinde tamamlanması gerekiyorsa bu görevler kesinlikle ilk çeyrekte yer almalıdır. Bu şekilde hem acil sorunları çözebilir hem de uzun vadeli hedeflere katkıda bulunabilirsiniz.
● Hemen ele alınmasına ihtiyaç duyulmayan görevleri ertelemeye odaklanın.
Bu aşamada yapmanız gereken her ne kadar önemli olsa da hemen ele alınması gerekmeyen görevleri belirlemektir. Bu tür görevler, genellikle önemli e-postaların yanıtlanması, insanlarla iletişim kurma veya takip etme gibi prosedürleri kapsar. "Karar verme" çeyreğine yerleştirilen görevler, çok daha uzun vadeli hedeflerinizi destekleyerek planladığınız bir zaman diliminde tamamlanabilirler. Bu nedenle bu tip görevleri planlarken acil durumlarla mücadele etmek için yeterli zamanınızın var olduğundan emin olmalısınız.
● Önceliği olmayan işlerinizi farklı zaman diliminde tekrar ele alın.
Bu aşamada yapmanız gereken şey önemli görünen ancak sonunda üretkenliğinizi artırmayan görevleri belirlemek ve bunları başka bir zamana ya da başka bir kişiye devretmeye karar vermektir. Görev listesini gözden geçirirken, bu görevleri daha sonraki bir tarihe veya bir başkasına devretmenin mümkün olup olmadığını düşünün. Bu faaliyetlere örnek; mülakatları planlama, ekipten başka bir kişinin yapabileceği toplantılar veya belirli e-postalara yanıt vermedir. Başkalarına devredilebilecek herhangi bir aktivite, birinci çeyrekteki en önemli görevlere odaklanabilmeniz için daha fazla zaman kazandırabilir.
● Hedeflerinize katkı sağlamayan görevleri eleyin.
Gereksiz görevler, genellikle zaman kaybına yol açan ve gerçek anlamda önemli işleri ertelemenize sebebiyet veren aktivitelerdir. Bu tür görevleri ortadan kaldırarak, acil ve gerçekten önemli olanlara daha fazla odaklanma fırsatı yakalarsınız ve zamanınızı daha etkili bir şekilde kullanabilirsiniz.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
