Genel
İşe alım süreci, uygun adayları belirlemek, büyümeyi ve üretkenliği kolaylaştırmak isteyen tüm şirketler için önemli bir konudur. Bu süreç, ihtiyaçları belirlemeyi, bir rol hakkında farkındalık yaratmayı, potansiyel adayları seçip onlarla görüşmeyi ve ardından onları işe almayı içerir. Süreçle ilgili bilgi edinmek ve role uygun adayı bulmak için ne yapılması gerektiğini anlamaya da yardımcı olur.
Honeywell'in emekli CEO'su Lawrence Bossidy, "Yaptığımız hiçbir şeyin insanları işe almaktan ve geliştirmekten daha önemli olmadığına inanıyorum. Günün sonunda, stratejilere değil, insanlara bahse girersiniz.” diyerek konunun önemini ifade etmiş. Kuruluşunuzun kaderi, onu oluşturmanıza yardım etmesi için seçtiğiniz kişilere bağlı olduğundan, işe alım sürecini mükemmelleştirmek için bu konuya belirli zaman ayırmanızda fayda var.
Enocta’nın "yetenek yönetimi" yazılımı programı, işe alım süreçlerinde ihtiyaç duyabileceğiniz performans değerlendirmeleri gibi zaman alan işlerin otomatik şekilde gerçekleştirilmesine ve süreçlerin daha etkin hale getirilmesine destek olma yönüyle çok konforlu.
İşe alım süreci, insan kaynakları departmanının temel işlevidir. Çalışanları belirleme, cezbetme, eleme, görüşme, seçme ve işe alma gibi tüm ayrıntıları içeren kuruluşa özgü bir plandır.
İşe alım sürecinizi belgelemenin ve uygulamanın en iyi yolu, akış şeması hazırlamaktır. Bu akış şemaları, işe alım sürecini haritalandırır. Prosedüründe birçok kişiyi içerir ve sürecinizi görselleştirmek sorumlulukları kapsamlı şekilde görmeyi sağlar.
İşletme sahipleri başka şeylere odaklanırken işi bitireceğine güvenebilecekleri bir ekibe ihtiyaç duyarlar. İhtiyaç duyulan becerilere ve çalışma motivasyonuna sahip insanları arayan bir işe alma süreci geliştirmek için zaman ayırmak gerekir. İyi bir süreç sadece harika çalışanlar bulmakla kalmaz, aynı zamanda yeni insanları değiştirmek ve eğitmek konusunda hem zaman hem de para kazandırır.
Etkili bir işe alım süreci oluşturmak ve uygulamak için biraz zaman ayırmak aşağıdaki faydaları sağlayabilir:
- Daha düşük işe alma maliyetleri
Yeni çalışanları işe alma konusunda proaktif olmak, işletmenizin kazancını ve performansını artırır. Departmanlarınıza sorumluluklarını yerine getirmeleri için gerekli kaynak ve insan gücünü sağlayarak yardımcı olabilirsiniz.
- Yeni işe alımlarda daha iyi potansiyel
Yüksek kalitedeki adaylara onları takip ettiğinizi hissettirdiğinizde ilgilerini koruma olasılığınız daha yüksek olacaktır. Daha yavaş bir süreç onları hayal kırıklığına uğratabilir ve diğer şirketlere bakma isteği uyandırabilir.
- Çalışan üretkenliğini artırır
Etkili bir işe alım süreci için İK ekiplerinin yeni ve mevcut çalışanları eğitebilmeleri adına zaman ayırması için alan açılmalıdır. Öğrenmeye ve gelişmeye odaklanarak çalışan katılımını ve performansını artırabilirsiniz.
Güçlü bir işe alım süreci içinde elbette her şirket farklı şekilde çalışır. Bir şirket adına iyi olan şey sizin için en iyi seçim olmayabilir. Aşağıdaki stratejik adımlar, iş adaylarını nasıl bulacağınız ve değerlendireceğiniz konusunda size bazı fikirler verecektir. Bunları şirket kültürünüze ve ihtiyaçlarınıza göre uyarlamanızı öneririz.
Ne aradığını bilmeyen istediğini elde etmede zorlanır. Bir sürecin sonunda ideal çalışanı bulmayı umuyorsunuz, ihtiyaç duyulan pozisyon için ideal olanın ne anlama geldiğini belirleyerek harekete geçmelisiniz. Bu adım, işe alım sürecinin diğer tüm kısımlarını etkileyeceği için önemlidir. Pozisyona yakın çalışanları araştırın ve şu soruları değerlendirin:
- Bu rolün departmanına olan uyumu nasıl?
- Gelecek olan çalışanın hangi boşlukları ya da eksik becerileri doldurması gerekiyor?
- Bu pozisyon için hangi beceri ve nitelikler gereklidir ya da hangilerine sahip olmak güzeldir?
Bu soruları yanıtlarken şirketiniz özelinde hazırlanan organizasyon şemasına bakmak gerekebilir. Tek bir bakışla, organizasyon şeması size takımda hangi becerilerin zaten yansıtıldığı ve bu yeni çalışanın hiyerarşide nereye uyacağı hakkında önemli ölçüde bir fikir verebilir.
İş tanımı genellikle potansiyel bir adayın şirketiniz hakkındaki ilk izlenimidir, bu yüzden onun anlaşılır şekilde hazırlanması gerekir. Bu, pozisyonun gerektirdiği beceriler ve sorumluluklar açısından çalışandan neyi beklediğinizi doğru şekilde yansıtacak nitelikte olmalıdır. Ayrıca adaylara karşılığında ne alacakları da belirtilmelidir.
- Tazminat dışında bu çalışan ne kadar kazanabilir?
- Şirketinizdeki iş ve yaşam dengesi nasıl olacak?
- Hangi hedeflere ulaşılmasına yardımcı olacaklar?
Şirket kültürüne uygun açıklama yazılmalıdır. İş tanımınız, aşağıdakilerin hepsini değilse de bir kısmını içermelidir:
- İş unvanı ve departman
- Konum
- Saatler (tam zamanlı, yarı zamanlı, vardiyalı program)
- Hedefler, sorumluluklar ve şirketin geri kalanıyla ilişkisi dahil olmak üzere pozisyonun özeti
- Minimum gereksinimler
- Tercih edilen deneyim ve nitelikler
- Şirketinizin tanımı ve misyonu
- Maaş ve kazanç tablosu
Eklenilmesi gereken tüm bilgilere rağmen iş tanımını olabildiğince kısa tutmaya çalışın. Gereksiz ayrıntılara yer vermeden iş tanımını yapmaya özen gösterin.
Bazı ön hazırlıklar ve elinizdeki iş tanımıyla artık adayları işe almaya hazırsınız. Potansiyel adayları başvurmaya ikna etmek için aşağıdaki püf noktalarını kullanabilirsiniz:
- Web sitenizdeki kariyer sayfası (Şirket kültürünü sergileyebilecek kalitede, rolden bekleneni ise tam anlatacak biçimde hazırlanmalıdır.)
- Yeni adayların işe alım süreci aşamasında zaman ve çaba harcamadan önce, en iyi adayın zaten şirketinizde çalışıyor olabileceğini düşünün. İç işe alım çok daha verimli ve uygun maliyetlidir. Çalışanları terfi umuduyla mevcut pozisyonlarında mükemmelleşmeye teşvik eder.
- İşletmeniz, mevcut çalışanları fırsatlar hakkında bilgilendirmek ya da eğitmek için yeterince çalışmalar yaptı mı? Örneğin İK, yeni pozisyonları duyuran bir e-posta gönderebilir. Ayrıca süpervizörler, birebir görüşmeler sırasında ekip üyelerine kariyer yolları önerebilir.
- Mevcut çalışanlarınız aslında işletmenize yeni adaylar getirmek için en iyi kaynağınız olabilir. Çalışanları iş listelerini incelemeye ve iyi bir eşleşme olabilecek meslektaşlarıyla iletişime geçmeye teşvik etmek için özel programlar oluşturun.
LinkedIn'in yaptığı bir araştırmaya göre, her kurumsal iş teklifi ortalama 250 özgeçmiş çekiyor. Akın akın gelen bu potansiyel çalışanlardan bazıları elbette diğerlerinden daha kalifiye olabilir. Mülakatlar için değerli zamanınızı ayırmadan önce, aşağıdaki adımlarla aday listenizi daraltın:
- Adayın özgeçmişini ve diğer materyalleri iş tanımıyla karşılaştırın. Bu kişinin önceki iş deneyimi ve becerileri temel gerekliliklerle örtüşüyor mu?
- Önceki rollerde harcanan zamana bakın. Adayın deneyimi ilerleme gösteriyor mu veya işten işe sıçrama eğilimi gösteriyor mu?
- Öncesinde telefon görüşmeleri yapın. Adayın müsait olup olmadığını ve istenen maaşı karşılayıp karşılayamayacağınızı belirleyin. Nitelikli bir aday önemli bir beceriden bahsetmediyse, özgeçmişle ilgili sorular yöneltmeyi deneyebilirsiniz.
İşe alım sürecinin mükemmel bir formülü olmadığını unutmayın. Yalnızca ilgili becerilere sahip olan ve daha önce benzer bir pozisyonda bulunmamış biri sizi yine de şaşırtabilir. Şans tanımaya devam edin.
Mülakatlar işe alımda en önemli adım olarak kabul edilir. Bir adayda olmasını istediğiniz nitelikleri belirlediğiniz ve gelen başvuruları zaten incelediğiniz için artık süreci başarıyla tamamlamaya hazırsınız. Aşağıdaki ipuçları, bir bireyin iş için en iyi seçim olup olmadığını belirlemeye yardımcı olacaktır:
- Rahat bir ortam sunun
Bir iş görüşmesi istenilen bir şekilde başarıyla sonuçlanmayabilir, ancak öncesinde adayı rahat edeceği bir odaya alarak görüşme sürecini önceden anlatabilir ve gerilimi azaltabilirsiniz.
- Birden fazla bakış açısı edinin
Tamamen objektif olmak zordur. Bu nedenle eğer yapabiliyorsanız adayla görüşme esnasında birden fazla kişiyle toplantıya katılın. Bu kişiler nitelikleri daha iyi görebilir veya sizin aklınıza gelmeyen soruları sorabilirler.
- Başvuranın malzemelerini önceden gözden geçirin
Çok uzun bir görüşmeden kaçınmak adına görüşmeden önce özgeçmişleri, ön yazıları, yazı örneklerini ve diğer malzemeleri inceleyin. Bu sayede bildiklerinizi tekrar sormak durumunda kalmazsınız.
- Sorularınızı standartlaştırın
Adaylardan belirli deneyimler hakkında daha fazla bilgi isteyebilirsiniz ancak adaylar arasında benzer sorular sormaya çalışırsanız onları objektif olarak karşılaştırabilirsiniz.
Elbette görüşülen kişiye şirket hakkında soru sorması için de zaman tanımalısınız. Onların kendilerini pazarlaması gerektiği kadar sizin de şirketi pazarlamanız önemlidir. Adayın yanıtları henüz tazeyken tüm görüşmecilerden hızlı bir şekilde geri bildirim toplayın.
İşe alım ve seçme sürecinde son bir kontrol olarak adayın referanslarıyla iletişime geçmeniz gerekir. Görüşme sırasında yanıtları doğrulamak için bilgi toplayın. Örneğin:
- Kişinin adayla olan ilişkisi
- Adayın önceki şirketinden ayrılmasına ilişkin koşullar
- Adayın zayıf ve güçlü yönleri
Adayı işe almaya karar verirseniz hemen bir teklif verin. Aday tereddütlü görünüyorsa çekincelerini sorun. Mülakat sürecinde öğrendiklerinizi hatırlayın. Şirketinizin bu kişinin kariyer hedeflerine ve anlaşmayı imzalama motivasyonlarına nasıl uyduğunu düşünün. İletişim dilinizi buna göre şekillendirin.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
