Genel
Zaman Yönetimi, işleri etkili ve verimli bir şekilde yönetmek açısından kritik öneme sahiptir. Ancak işleri sürekli ertelemek, zamanı etkili kullanmanın önündeki en büyük engellerden biridir. İşleri ertelemek hem stresi artırabilir hem de önemli görevlerin tamamlanmamasıyla sonuçlanabilir.
Oysaki zamanı etkili bir şekilde yönetmek, işleri zamanında ve düzenli olarak yapmak kişisel üretkenliği artırarak hedeflere ulaşma yolunda daha güçlü bir adım atmayı sağlar.
Tamamlanmasının sadece birkaç saat süreceğini bildiğiniz halde hiçbir projeyi son dakikaya ertelediğiniz oldu mu? Bu size tanıdık geliyorsa, Parkinson Yasasının kurbanı olmuş olabilirsiniz. Bu, en iyi haliyle ertelemedir, ancak aynı zamanda eylem halindeki Parkinson Yasası’dır. Ya görevi daha yavaş tamamlamak için zamanı kullanırsınız ya da işi erteler ve teslim tarihinden hemen önce tamamlarsınız. Yeterli zamanınız olduğunu bilmek sizi rahatlatabilir. Ancak uzaktaki son teslim tarihi, elinizdeki işi gereğinden uzun sürede ya da işleri erteleyip teslim tarihinden hemen önce tamamlamanıza neden olur. Başka bir deyişle, görev size verilen süreyi dolduracak şekilde genişler.
Ne yazık ki teslim tarihleri daima üretkenliği artırıcı bir etkiye sahip değildir. Ancak Parkinson Yasasını anlamak ve üstesinden gelmek için yollar bulmak bunu mümkün kılabilir. Bu yazımızda, Parkinson Yasasının nasıl çalıştığını açıklayacak ve işlerinizi daha kısa sürede bitirmeniz için size özel ipuçları vereceğiz.
Parkinson Yasası, bir görevi yerine getirmek için gereğinden fazla zaman verildiğinde insanların yaşadığı verimsizliği vurgulayan bir ilkedir. Başlangıçta Cyril Northcote Parkinson tarafından formüle edilen yasa, "iş, tamamlanması için mevcut zamanı dolduracak şekilde genişler" diyor. Bu yasa, zaman yönetiminin ötesine uzanarak kamu yönetimi ve bürokrasi gibi hayatın çeşitli alanlarında dikkat çeker.
Bu yasanın etkilerine karşı koymak için zaman yönetimi ve üretkenlik arasındaki ilişkiyi tanımak önemlidir. Kesin teslim tarihleri belirleyerek, projeleri daha küçük görevlere bölerek ya da görevleri daha büyük hedefler bağlamına yerleştirerek, zamanları daha etkili bir şekilde yönetmek için stratejiler geliştirilebilir. Bu da daha odaklı çalışmaya, artan verimliliğe, görevleri başarılı bir şekilde ve zamanında tamamlama konusunda gelişmiş bir yeteneğe katkıda bulunabilir.
Parkinson yasası her yerde karşımıza çıkabilir. Örneğin; öğrencilerin bir sınava hazırlanmak için yalnızca üç günleri olduğunda, ilk iki günü çok yetersiz hazırlık yaparak veya hiç yapmayarak geçirirler ancak asıl hazırlığı son gün yaparlar.
Bir ofis çalışanının bir gün içinde tamamlaması gereken projesi varsa, bunu tamamlaması tüm gününü alacaktır, oysa konsantre çalışıldığında 3-4 saatte tamamlayabilecektir.
Cyril Northcote Parkinson makalesinde aşağıdaki örneği veriyor:
Böylece, boş vakti olan yaşlı bir hanım bütün gününü Bognor Regis'teki yeğenine kartpostal yazarak ve onu göndererek geçirebilir. Bir saat kartpostal bulmak, bir saat gözlüğü bulmaya çalışmak, yarım saat adres aramak, bir buçuk saat yazmak ve yirmi dakika giderken şemsiye alıp almamaya karar vermek için harcar. Bir kişiyi yalnızca üç dakika meşgul edecek toplam çaba, çok daha uzun bir sürece yayılır.
Parkinson yasasını daha iyi anlamak için nasıl ortaya çıktığına bir göz atalım. Parkinson Yasası ilk olarak İngiliz tarihçi Cyril Northcote Parkinson tarafından tanımlanmıştır. Parkinson, İngiliz Sivil Hizmeti’nde zaman geçirmişti ve 1955'te The Economist'te öğrendikleri hakkında bir makale yazdı. Parkinson, yazıları için bir İngiliz tarihçi olarak kişisel deneyimlerinden yararlandı. 1950'lerde icat edilen bu yasa, işin tamamlanması için kalan süreyi dolduracak şekilde genişlediğini söyler. Bilimsel çalışmalar da bu teoriyi doğrulamıştır.
İngiliz Sivil Hizmeti’nde, hizmetin daha az gemisi ve daha az personeli olmasına rağmen, bürokrat sayısının yılda %6 arttığını fark etti. İşgücünün tamamı bürokraside olan ve hiçbiri üretimde olmayan şirketlerin hayatta kalamayacağını savundu.
Parkinson Yasası en çok kişisel üretkenlikle ilgili olarak konuşulsa da gerçekten de ters tepen eğilimlerin her zaman mevcut olduğu grup ortamlarında çirkin yüzünü gösterir. Örneğin, Parkinson'un Önemsizlik Yasası, kuruluşlardaki insanların genellikle önemsiz meselelere gereğinden fazla zaman ayırdıklarını ve dikkatlerini verdiklerini belirtir.
Grup halinde çalışan insanların solo projelere göre daha az çaba gösterme eğilimi olan sosyal aylaklık da var. Bir klinik psikolog ve yazar olan Nick Wignall bu durumu, "Sorumlu olan birçok insan olduğunu biliyorsunuz, bu da kendi eyleminizi bir nevi azaltır ve bu sosyal sorumluluk duyguları tüm grup arasında dağılır" diye açıklar.
Parkinson Yasası’nı anlamak savaşın sadece yarısıdır. Gerçekten bilmek istediğiniz şey, işi sevk etmek için belirli bir zaman sonrasındaki sıkıntıyı nasıl önleyeceğinizdir. Bu yasa ile mücadele etmek, bir projenin tam ortasındayken kolayca gerçekleşecek bir şey değildir.
En iyi yol, ekibinizin ertelemeye eğilimli daha büyük projelere nasıl yaklaşacağı ve üstesinden geleceği konusunda beklentileri belirleyebileceğiniz başarılı bir proje başlangıcı planlamak ve erken başlamaktır. İşte bu toplantı sırasında ele almanız gerekenler:
Yöneticinizin sizden dev bir dosya yığınını alfabetik sıraya dizmenizi istediğini hayal edin. Dosyaların içeriğinin ne olduğu, önem durumları veya neden alfabetik olarak sıralanmaları gerektiği konusunda hiçbir fikriniz yok. Bu dosyaları hemen ele almak için ne kadar motivesiniz? Çok değil, değil mi? Bunun nedeni, görevle ilgili net bir önemin veya etkinin olmaması ile araştırmaların, yaptıkları işin büyük resme nasıl uyduğunu anlayan ekiplerin daha etkili olduğunu göstermesidir.
Grup projenizin başlangıcında, ekibiniz için her şey açıkça belirtilmelidir:
- Bu projenin değeri nedir? (Vizyon budur)
- Bu proje ekip ve kuruluşunuz için neden mantıklıdır? (Bunlar itici güçlerdir)
Bu parçalar etrafında uyum sağlamak, ekip üyelerine çalışmalarının etkisini görme gücü verir, bu da motivasyonlarını destekler. Ayrıca kendilerine atanan görevler ve kilometre taşları üzerinde sahiplik duygularını tetikler.
Herhangi bir proje için, özellikle birçok farklı oyuncu ve takımın olduğu projelerde herkesin nereye uyduğunu açıkça belirtmeniz çok önemlidir. Grup çalışması ve karar verme ile ilgili net roller oluşturmak için DACI çerçevesini kullanabilirsiniz. “DACI” şu anlama gelir:
- D = Sürücü
Paydaşları bir araya getirmekten, gerekli tüm bilgileri toplamaktan ve kararlaştırılan tarihe kadar bir karar almaktan sorumlu tek kişi. Bu, karara bağlı olarak projenin tam zamanlı sahibi olabilir ya da olmayabilir.
- A = Onaylayan
Kararı veren tek kişi.
- C = Katkıda bulunanlar
Kararı etkileyebilecek bilgi veya uzmanlığa sahipler (yani söz hakları var ama oy hakları yok).
- I = Katılımcı
Nihai karar kendilerine bildirilir.
Bu aynı zamanda, grup projelerinde önemli anlaşmazlık noktaları olabilen iletişim ve geri bildirimle ilgili beklentileri düzene koymaya yardımcı olur. Bu çerçeve, kararlar ve projeler üzerinde son sözü kimin söyleyeceğini belirleyerek projelerin genişlemesine ve uzamasına neden olan (çoğu zaman çelişkili) revizyonlar ve öneriler hakkında ileri geri birçok şeyi ortadan kaldırır.
Unutmayın, Parkinson Yasası süslü bir terimden çok daha fazlasıdır. Proje başlangıcında, siz ve ekibinizin projenin kapsamı içinde ya da dışında olan şeyler konusunda önceden anlaşması gerekir. Bu yönergeleri en baştan oluşturmak, tüm ekibinizi Parkinson Yasasını daha en başından kırmak için daha donanımlı hale getirir. Proje süresince yeni bir özellik isteği veya başka bir öneri geldiğinde, projenizin başlangıcına geri dönebilir ve ekibe bu tür şeylerin kapsam dışında olduğu konusunda hemfikir olduğunuzu hatırlatabilirsiniz. Bu adımı, projeniz için bir kutu oluşturmak olarak düşünün. Projenin uyması gereken parametreleri tanımlarsınız; bu, zaman çizelgenizi zaten sabote ettikten sonra değil, iş genişlemesini gerçekleşirken yakalamanın kesin bir yoludur.
Zaman çizelgesinin proje başlangıcının son adımı olması ilginç, değil mi? Bu gerçek hayatta neredeyse hiç olmaz. Ancak projelere yaklaşmanın akıllıca bir yolu olduğunu söylemek yanlış olmaz.
Bir ev inşa etmeyi düşünün. Bir inşaatçıya yaklaşıp "Bu büyüklükte ve tam olarak bu örneğe benzeyen bir eve ihtiyacım var ve bu tarihe kadar ihtiyacım var" diyemeyiz, değil mi? Tabii ki hayır. Siz ve işin uzmanı olan kişiler tüm beklentilerinizi ve gereken işi konuşacak, ardından bu bilgileri göz önünde bulundurarak bir bitiş tarihi belirleyeceksiniz. Son teslim tarihlerinizi haftalar veya aylar yerine gün olarak belirleyin. Zaman çizelgenizin ana hatlarını çizerken, proje içinde meydana gelen kilometre taşlarını ve son teslim tarihlerini belirlemelisiniz. Wignall bu durumu "Grup projelerini veya hedeflerini alt gruplara ayırma konusunda gerçekten dikkatli olmanız gerekiyor" diye açıklar.
Bu, büyük projeyi etkin biçimde yönetilebilir hale getirir. Ayrıca işe başlamak için fazlasıyla aciliyet duygusu aşılar. Tüm projenin bitiş tarihi hızla yaklaşmasa da ilk görev için son tarih kesinlikle belirlendiği gibidir. Aynı zamanda bu tarihin belirlenmesi ekibin projede anlamlı bir ivme kazandığını hissetmesine destek olur. Bu da oldukça motive edicidir.
Bu yazımızda Parkinson Yasası’na, bu yasanın ne olduğuna, örneklerine, tarihine ve nasıl aşacağınıza değindik. Bu sayede siz de bu yasaya karşı uyanık olabilir ve önlemler alarak etkilerini azaltabilir ya da aşabilirsiniz.
Teknolojideki yenilikler ve değişen iş ortamları, proje yöneticilerinin rollerini ve hedeflerini dönüştürüyor. Bu dönüşümle birlikte Project Management Institue (PMI), Project Management Professional (PMP) sertifika sınavının içeriğini bu yılın başında değiştirdi.
Öğrenme şeklimizin kişiliğimize, beynimizin çalışma şekline, bulunduğumuz ortama ve kültüre bağlı olduğunu biliyor muydunuz?
Kişisel liderlik, yaşamın her alanında bireysel olarak bir üst noktaya çıkmamızı sağlayan en önemli yeteneklerden. Bu yeteneğin içinde bulunduğumuz dönemde aldığı kritik hal, hayatımızın direksiyonuna nasıl geçeriz gibi birçok soruya yanıt bulduğumuz webinarımızda, Kemal İslamoğlu bizlerle buluştu.
